Schijnzelfstandigheid voorkomen: hoe zorg je voor heldere werkafspraken?

Waarom duidelijke afspraken belangrijk zijn

Heldere werkafspraken zorgen voor rust en duidelijkheid. Niet alleen voor jou als opdrachtgever, maar ook voor de zelfstandige die je inhuurt. Het helpt om verwachtingen uit te spreken en voorkomt misverstanden. Bovendien laat je aan de buitenwereld zien dat jouw organisatie netjes werkt en geen risico’s neemt met schijnzelfstandigheid.

Met duidelijke afspraken toon je aan dat de samenwerking echt een zakelijke overeenkomst is. Denk aan zaken als werktijden, verantwoordelijkheden en de manier van communiceren. Zo weet iedereen waar die aan toe is.

Hoe maak je heldere afspraken?

Hier zijn een paar tips om schijnzelfstandigheid te voorkomen.

Leg de afspraken vast in een overeenkomst

Een goede overeenkomst van opdracht (ovo) is onmisbaar. Hierin beschrijf je precies wat de zelfstandige doet en hoe de samenwerking eruitziet. Denk aan:

• Welke werkzaamheden voert de zelfstandige uit?

• Hoeveel uur per week werkt de zelfstandige?

• Hoe verloopt de communicatie?

• Is er een einddatum voor de opdracht?

Met zo’n overeenkomst laat je zien dat er geen sprake is van een vast dienstverband. Tip: gebruik geen functiebenamingen zoals ‘manager’ of ‘medewerker’ in de ovo. Dit wekt de indruk van een dienstverband.

Zorg dat de zelfstandige vrij blijft

Een echte zelfstandige bepaalt zelf hoe en wanneer het werk wordt uitgevoerd. Geef dus geen strikte instructies. Laat de zelfstandige zelf bepalen waar en wanneer er gewerkt wordt. Geef ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid.

Wat helpt?

• Geen vaste werktijden opleggen.

• Geen vast bureau aanbieden.

• Geen verplichte vergaderingen.

Vermijd typische werknemersvoordelen

Bied geen voordelen aan die je normaal aan werknemers geeft. Denk aan vakantiedagen, een dertiende maand of een leaseauto. Dit kan een teken zijn dat er toch een dienstverband is.

Zorg er ook voor dat de zelfstandige zijn eigen administratie doet. Denk aan facturatie en belastingaangifte.

Laat de zelfstandige meerdere opdrachtgevers hebben

Een zelfstandige heeft vaak meerdere opdrachtgevers. Dit laat zien dat de zelfstandige niet afhankelijk is van één partij. Moedig dit aan en zorg dat jouw organisatie niet de enige opdrachtgever is.

Wat kun je doen?

• Vraag de zelfstandige of die ook andere klanten heeft.

• Stimuleer het onderhouden van een breed netwerk.

Communiceer duidelijk over de samenwerking

Een goede samenwerking begint met duidelijke communicatie. Bespreek vooraf wat je van elkaar verwacht. Leg uit wat de zelfstandige wel of niet mag doen. En wees eerlijk als er twijfels zijn over de vorm van de samenwerking.

Check bijvoorbeeld:

• Wat zijn de doelstellingen van de opdracht?

• Hoe verloopt de evaluatie van het werk?

• Welke afspraken gelden voor het beëindigen van de samenwerking?

Hoe weet je of jouw organisatie goed bezig is?

Twijfel je nog? De belastingdienst heeft een handige webmodule om te checken of jouw organisatie goed zit. Deze module helpt bepalen of de samenwerking echt als een zelfstandige opdracht geldt.

Het kan ook slim zijn om een jurist in te schakelen. Dit kan je helpen bij het opstellen van een waterdichte overeenkomst. Zo voorkom je gedoe achteraf.

Tot slot: maak er geen hogere wiskunde van

Schijnzelfstandigheid voorkomen hoeft echt geen ingewikkeld dossier te zijn. Door duidelijke afspraken te maken en goed te communiceren, kom je al een heel eind. Zorg dat de zelfstandige zijn eigen verantwoordelijkheid houdt en geef ruimte voor ondernemerschap. Zo weet iedereen waar die aan toe is. En dat werkt wel zo prettig, toch?