Management Ondersteuner

Management

Ondersteuner bij

Defensie

• Locatie: Utrecht
• Niveau: MBO 4
• 38 uren per week
• €2.900 ~ €3.700 salaris
• ICT

Dit ga je doen

Binnen het Bedrijfsbureau COC2 en I&V IT zijn wij op zoek naar een Management Ondersteuner voor 38 uur per week.

Als Management Ondersteuner ben jij, samen met collega management ondersteuners, de spil en het visitekaartje van de afdeling en houd jij je bezig met secretariële, administratieve, facilitaire en algemeen ondersteunende werkzaamheden.

Werken bij het ministerie Defensie, maar niet als militair?

Als je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland. Naast 42.000 beroepsmilitairen en 7.000 reservisten werken er ook nog zo'n 24.000 burgers bij Defensie. Je gaat werken bij het Commando Materieel en IT (COMMIT). COMMIT zet zich in om collega's in binnen- en buitenland zo goed mogelijk te ondersteunen: met het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun taken zo effectief en doelmatig mogelijk blijven uitvoeren.

Wat ga je doen?

Secretariële ondersteuning

- Plannen van afspraken in agenda's en agenda beheer

- Voorbereiden van vergaderingen, opstellen vergaderagenda's en completeren en voorleggen vergaderstukken

- Notuleren en verslaglegging van vergaderingen

- Verzorgen van inkomende en uitgaande post

Facilitaire ondersteuning

- Organiseren van recepties, bijeenkomsten, lunches, diners en overige catering verzoeken

- Het zorgdragen voor kaarten, bloemen en cadeaus

- Beheren van vergaderruimtes

- Facilitaire meldingen m.b.t. werkomgeving

- Beheren en verzorgen van kantoorbenodigdheden voor medewerkers

- Beheren van bijbehorende representatiebudgetten

Algemene ondersteuning

- Verzenden van afdelingsinformatie

- Aanmelden van bezoekers

- Beheren van distributielijsten

- Afhandelen van standaard vragen en verzoeken, zowel mondeling als schriftelijk

- Key-user XPost en regelen autorisaties

Dit krijg je

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05 Salarisomschrijving Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond. Maandsalaris €2.918,00 - €3.679,00 Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling Contractduur Tijdelijke aanstelling met uitzicht op een vaste aanstelling Maximaal aantal uren per week 38

Buiten het salaris krijgen we per 2025 het individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,33% van het bruto jaarsalaris. Je kunt het IKB laten uitbetalen wanneer jij wenst, het gebruiken om extra verlofuren te kopen of het inzetten voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Wat vragen we?

- Je hebt minimaal aantoonbaar MBO werk/denkniveau;

- Aangevuld met een secretariële opleiding

- Uitstekende vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden;

- Goede vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van gegevens en overzichten;

- Uitstekende beheersing van MS-Office; Outlook (mail en agendabeheer), Excel, PowerPoint en MS Teams

Competenties:

Wij zoeken een gedreven teamspeler met een flexibele instelling en een proactieve houding om onze organisatie te versterken. Als Management Ondersteuner ben je het visitekaartje van de afdeling en zal je een cruciale rol spelen in het coördineren van taken, waarbij nauwkeurigheid en efficiëntie van essentieel belang zijn, in een werkomgeving met veel adhoc werkzaamheden. Je vermogen om goed te kunnen plannen en organiseren, gecombineerd met proactief zijn en sterke samenwerkingsvaardigheden, zal bijdragen aan het succes van ons team.

Als je denkt dat deze functie bij je past, en de sollicitant bent die wij zoeken solliciteer dan nu en overtuig ons met je motivatie waarom jij de perfecte aanvulling op ons team zou zijn!

Hier kom je te werken

Waar ga je werken?

Defensie, zowel nationaal als internationaal actief, zet zich in voor de belangen en veiligheid van Nederland en haar inwoners. Het Civiel Operationele Command and Control (COC2) en Inlichtingen & Veiligheid (I&V) van het Joint Informatievoorziening Commando (JIVC) binnen het Commando Materieel en IT (COMMIT) zijn verantwoordelijk voor deze taak. JIVC, een full-service IT-bedrijf, ondersteunt niet alleen Defensie, maar ook andere ministeries en de hulpdiensten. Het biedt een breed scala aan IT-diensten, inclusief werkplekken, platformen, netwerkverbindingen, ontwikkeling, beheer en onderhoud. JIVC adviseert proactief over IT-systemen en biedt 24/7 ondersteuning binnen en buiten Nederland, zowel voor Defensie als voor partners in openbare orde en veiligheid.

Binnen de afdeling COC2 en I&V IT is het Bedrijfsbureau een belangrijke schakel. Het Bedrijfsbureau faciliteert de operationele afdeling, zodat zij optimaal kunnen voorzien in de IT-dienstverlening die wordt geleverd aan Defensie en haar ketenpartners. Het Bedrijfsbureau faciliteert op gebied van Management Ondersteuning, Personeel, Informatievoorziening, Financiën, Administratief, Communicatie, Huisvesting, Gezondheid en Veiligheid, Capaciteitsmanagement. Binnen het bedrijfsbureau maak je deel uit van het team Management Ondersteuning.

Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.

Missie

COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.

Extra

COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Bijzonderheden

Deze vacature is zowel in- als extern opengesteld. Bij geschiktheid hebben interne kandidaten de voorkeur.

Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).

#LI-ROBBERT #LI-ROBBERT #LI-Hybrid