Medewerker Director's Office

Heb je ruime ervaring in bestuurlijke ondersteuning op hoog niveau? En affiniteit met datakwaliteit en procesoptimalisatie? Dan is deze vacature iets voor jou!

• Vacature Medewerker Director's Office
• Aantal uur 36 uur

De medewerker Director's Office ondersteunt de Directie en Directiesecretaris bij organisatorische werkzaamheden voor de Raad van Toezicht en vervult een belangrijke rol in het relatiebeheer. Daarnaast ondersteunt de medewerker Director's Office het Management Team (MT) en speelt een coördinerende rol in het beheer en de strategische inzet van het CRM-systeem voor relatiebeheer.

De functie valt binnen het Team Management Support, onderdeel van de (groep) Director's Office. De medewerker draagt daarnaast bij aan de ontwikkeling, bewaking en optimalisatie van bestuurlijke processen binnen het Director's Office en adviseert hierover op tactisch niveau.

Wat ga je doen?

2. Ondersteuning van het MT

• Verantwoordelijk voor de agenda en jaarplanning van MT-vergaderingen, inclusief coördinatie, voorbereiding en opvolging. Draagt actief bij aan het doorontwikkelen en bewaken van effectieve en uniforme MT-werkprocessen.
• Notuleren van MT-vergaderingen, bijhouden van actielijsten en opvolgen van acties in samenwerking met MT-leden. Analyseert patronen in besluitvorming en voortgang en adviseert over verbeteringen in procesvoering en informatievoorziening.
• Verzamelen en structureren van strategische documenten en borgen van samenhang, volledigheid en kwaliteit van de MT-informatieflow richting organisatie en besluitvorming.
• Organiseren van (strategische) bijeenkomsten en evenementen van het MT, inclusief afstemming, inhoudelijke voorbereiding en communicatie. Speelt een regisserende rol in de totstandkoming van MT-brede activiteiten en zorgt voor procesmatige consistentie.

3. CRM en relatiebeheer

• Coördineren van de organisatiebrede inzet van CRM voor relatiebeheer, met aandacht voor afstemming, uniforme werkwijzen en datakwaliteit. Draagt bij aan het ontwikkelen, vastleggen en bewaken van organisatiebrede CRM-kaders en richtlijnen.
• Initiëren en coördineren van verbeteringen in het CRM-systeem, zodat data duurzaam, efficiënt en strategisch inzetbaar zijn. Stuurt als proceseigenaar op de kwaliteit, toepassing en doorontwikkeling van CRM-processen binnen de organisatie.
• Faciliteren van kennisdeling en training, waaronder ontwikkelen van richtlijnen, handleidingen en interne communicatie over CRM-gebruik. Stimuleert breed draagvlak en borgt naleving van CRM-standaarden.
• In samenwerking met IT en Marketing & Communicatie: Vertalen van CRM-data naar relevante analyses, rapportages en dashboards, met advies over implicaties voor strategische besluitvorming en relatiemanagement. Afstemmen over doorontwikkeling van CRM-functionaliteiten en prioriteiten in lijn met organisatiedoelen.
• Beschikken over gedegen kennis van CRM-systemen en inzicht in de strategische toepassing. Volgt relevante ontwikkelingen binnen het vakgebied en vertaalt deze naar verbetervoorstellen voor organisatiebrede processen.

Daarnaast beschik je over:

• Academisch werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring in bestuurlijke ondersteuning op hoog niveau, bij voorkeur binnen een (internationale) organisatie.
• Ervaring met klantrelatiebeheersystemen (CRM) en affiniteit met datakwaliteit en procesoptimalisatie.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Uitstekend gevoel voor prioritering, planning en discretie.
• Vloeiende beheersing van Nederlands en Engels.
• Een integere, representatieve en klantgerichte houding.

Waar kom je terecht?

In hartje Amsterdam kom je in een sociale en uitdagende werksfeer terecht waar je alle kansen kunt aangrijpen om het beste uit jezelf en je team te halen. Hier maak je stappen in jouw carrière en draag je bij aan een cultureel merk.

De Museum CAO is van toepassing. Deze rol valt in schaal 10. Het fulltime salaris (36 uur) ligt tussen € 3768,- en € 4897,- bruto per maand op basis van opleiding en ervaring. Je krijgt bij ons onder andere: een laptop, telefoon, reiskostenvergoeding, goede pensioenregeling, 8% vakantiegeld, 3,4% eindejaarsuitkering, een museumkaart en een gezondheidsregeling. Daarnaast is er de mogelijkheid hybride te werken.