Secretaresse

Functieomschrijving:

Als Medewerker Secretariaten ben je de centrale schakel voor het organiseren van zowel fysieke als digitale vergaderingen voor werkgroepen en commissies. Je stelt strakke jaarplanningen op, maar schakelt ook moeiteloos bij voor ad hoc afspraken. Je regelt vergaderruimtes en verzorgt indien nodig de catering, zoals een lunch, borrel of diner.

Bedrijfsomschrijving

Het bedrijf is een brancheorganisatie die de belangen behartigt van ondernemingen binnen de financiële dienstverlening, met een focus op verzekeringen en risicobeheer. Het fungeert als schakel tussen de sector, de overheid, de politiek en de maatschappij.

De organisatie houdt zich bezig met beleidsontwikkeling, regelgeving, duurzaamheid, digitalisering, fraude-bestrijding en consumentenbescherming. Ze werkt samen met zowel nationale als internationale partners om de sector toekomstbestendig te maken.

Het kantoor is gevestigd in Den Haag, dichtbij het politieke hart van Nederland, zodat de organisatie actief kan deelnemen aan overleg met beleidsmakers en maatschappelijke partijen.

De cultuur binnen de organisatie is professioneel, collegiaal en inhoudelijk gedreven. Medewerkers hebben vaak een maatschappelijke motivatie en vinden het belangrijk om bij te dragen aan een transparante, betrouwbare en eerlijke financiële sector. Er wordt veel waarde gehecht aan samenwerking, kennisdeling en persoonlijke ontwikkeling.

Het bedrijf biedt een moderne werkomgeving met flexibele werkplekken, aandacht voor hybride werken en goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Diversiteit en inclusie worden actief gestimuleerd: de organisatie wil een afspiegeling zijn van de samenleving die zij vertegenwoordigt.

Omschrijving

• Jaarplanningen opstellen voor vergaderingen van werkgroepen en commissies, en daarnaast ad-hoc afspraken organiseren.
• Vergaderruimtes regelen (zowel fysiek als digitaal), inclusief catering (bijvoorbeeld lunch, borrel of diner) indien nodig.
• Voorbereiden van vergaderstukken in samenwerking met collega's, en zorgen dat deze tijdig beschikbaar zijn via een gedeeld platform (zoals SharePoint).
• Administratieve ondersteuning bieden aan een specifieke interne afdeling (in dit geval: 'Fraudezaken') en het mede-coördineren van een informatiemanagementfunctie (zoals een informatieknooppunt).
• Beheren van agenda's van managers en beleidsadviseurs, mails beantwoorden, interne overleggen voeren, en administratie verwerken in CRM-systemen.
• Werken in een team (ongeveer negen collega's) met een teammanager; zelfstandig opereren, maar ook goed samenwerken en afstemmen met collega's.
• Contact onderhouden met andere afdelingen binnen de organisatie om werkzaamheden goed op elkaar af te stemmen.

Profiel van kandidaat

• Een afgeronde mbo-opleiding op administratief niveau (niveau 4).
• Ervaring met en kennis van Microsoft 365.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Zelfstandig kunnen werken, behulpzaam zijn, flexibel zijn en in staat zijn prioriteiten te stellen.
• Goede planning en organisatievaardigheden, en aanpassingsvermogen

Aanbod

• Toegang tot interne trainings- en opleidingsmogelijkheden binnen de organisatie, evenals externe scholing.
• Vergoeding voor thuiswerkplek inrichting (inclusief bijvoorbeeld een beeldschermbril).
• Vergoeding van kosten zorgverzekering, pensioenbijdrage, laptop, telefoon, reiskostenvergoeding, en een verse lunch op kantoor met een kleine eigen bijdrage.

Functie-eisen:

Follow us: