fulltime vacatures in de Media, Uitgeverijen of TV branche

Office Coördinator / Personal Assistant

Welkom bij Copyright Power International! Wij zijn dé vooruitstrevende, onafhankelijke full-service (media) muziekuitgeverij. We vertegenwoordigen meer dan 100 componisten, auteurs, sub-publishers, muziekproductiebedrijven en labels uit verschillende genres en zijn hun ultieme partner in de muziekindustrie met een reputatie voor het maximaliseren hun muziekrechten wereldwijd. Ons doel is om creatief te ondersteunen en hun muziekrechten te optimaliseren. Sluit je aan bij ons dynamische team en laten we samen werken aan een grensverleggende toekomst in de muziekindustrie.

Wij zijn op zoek naar een gedreven individu om ons team te versterken in de rol van Office Coördinator. Als Office Coördinator binnen ons bedrijf ben je een essentiële schakel in het soepel laten verlopen van diverse administratieve en operationele processen. Je ondersteunt het team op verschillende vlakken en draagt bij aan de efficiëntie van onze bedrijfsvoering. In deze veelzijdige rol combineer je taken op het gebied van office management, projectondersteuning én personal assistance voor het managementteam.

Jouw taken omvatten onder andere:

• Personeelszaken beheren: Je verwerkt verlofaanvragen, draagt zorg voor het inwerken van nieuw personeel en ondersteunt bij de ontwikkeling van het team door het organiseren van trainingen.

• Personal Assistant: Je plant vergaderingen en externe afspraken, houdt de jaarplanning up-to-date en biedt ondersteuning op zowel kantoor- als persoonlijk niveau aan het managementteam. Je fungeert als rechterhand van het management door proactief mee te denken en hun dagelijkse werkzaamheden te ontzorgen.

• Woonplaatsverklaringen en informatie verzamelen: Je verzamelt benodigde informatie en zorgt voor correcte verwerking bij relevante instanties.

• Deadlinebeheer: Je bewaakt de voortgang van projecten en zorgt ervoor dat deadlines worden behaald.

• Beheren van algemene mailboxen: Je behandelt inkomende correspondentie en zorgt voor tijdige opvolging.

• Algemene kantoorfaciliteiten: Je faciliteert bij het beheer van post, voorraad en kantoorruimtes en organiseert bedrijfsevenementen.

• Kerstattenties en verjaardagsattenties verzorgen: Je zorgt voor passende attenties rondom feestdagen en verjaardagen van medewerkers en klanten.

• Plannen en coördineren van beursdeelnames: Je ondersteunt bij de organisatie van beursdeelnames en regelt de bijbehorende logistiek en documentatie.

• Begeleiden van meetings en notuleren: Je assisteert bij het leiden van vergaderingen en legt deze nauwkeurig vast.

• Up-to-date houden van werkprocessen in SLAB: Je draagt zorg voor een efficiënt gebruik van het softwareprogramma binnen het team.

• Juridisch administratieve ondersteuning: Je stelt standaarddocumenten op en verwerkt deze correct.

• Facturatie: Je bent verantwoordelijk voor het beheren en verzenden van uitgaande facturen en de opvolging van betalingen.

• Projectleiding: Je neemt zelfstandig de leiding over diverse projecten en bewaakt de uitvoering en evaluatie van projectdoelstellingen.

Wie ben jij: (vaardigheden en ervaring vereist)

• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie

• MBO/HBO werk- en denkniveau zijn vereist.

• Gedrevenheid om collega's te ondersteunen en te zorgen voor een optimale werkomgeving waarin zij kunnen excelleren.

• Vaardigheid als teamspeler, probleemoplosser en vermogen om zelfstandig te werken.

• Competentie om structuur te brengen in complexe situaties en het welzijn van anderen te bevorderen.

• Stressbestendigheid, vermogen om multitasking uit te voeren en sterke communicatieve vaardigheden in zowel het Nederlands als Engels.

• Bekwaamheid in probleemoplossing.

• Effectieve samenwerking met diverse belanghebbenden zoals teamleden, klanten en externe partners.

• Vermogen om zelfstandig projecten te leiden en leidinggevenden te ondersteunen, wat een hoog niveau van verantwoordelijkheid vereist.

Wat bieden wij:

• Aandacht voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

• Een leuke en sociale kantooromgeving.

• Een dynamische, informele en professionele werkomgeving met enthousiaste collega's.

• Goede arbeidsomstandigheden persoonlijk pensioenplan, opleidingsmogelijkheden, fietsplan, sportplan en een salaris passend bij de functie en ervaring.

• Full time functie met af en toe de mogelijkheid tot thuiswerken.

Solliciteren :

Als je geïnteresseerd bent in deze functie en denkt dat je voldoet aan het profiel van de ideale kandidaat om ons dreamteam te versterken, nodigen we je uit om te solliciteren. Stuur jouw motivatie en CV via de sollicitatieknop naar ons toe.

Copyright Power International is een gelijke kansen werkgever. Alle gekwalificeerde kandidaten zullen in aanmerking komen voor de functie zonder onderscheid te maken op basis van ras, kleur, religie, geslacht, nationale afkomst, leeftijd, handicap, of enige andere wettelijk beschermde status.

Job Category: Office Coördinator / Personal Assistant

Job Type: Full Time

Job Location: Amsterdam

Unleash the power of your music with Copyright Power International