mbo Kantoordirecteur vacatures

Zoeken

Ben jij iemand die graag aanpakt, vooruit denkt en zorgt dat alles soepel loopt? Heb je ervaring op een secretariaat en het organiseren van afspraken en interne bijeenkomsten? Draai jij je hand niet om voor administratieve klussen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Functieomschrijving

Vanwege de doorontwikkeling van onze organisaties en het vertrek van een collega is er bij ons een vacature voor officemanager ontstaan. Als officesupport houd jij alles georganiseerd en zorg je dat het kantoor een plek is waar het team prettig en efficiënt kan werken. Je beheert het secretariaat van TKI Urban Energy en van TKI Energie en ondersteunt interne teams. Je houdt overzicht over je werkzaamheden en neemt initiatief. In je werkzaamheden signaleer je zelf wat nodig is en pak je proactief zaken op.

Je werkt nauw samen met twee andere officemanagers.

Jouw verantwoordelijkheden

• Secretariële ondersteuning: Eerste aanspreekpunt voor de medewerkers, beantwoorden en/of doorsturen van mails en vragen, inclusief de algemene mailboxen. Daarnaast facturen achterhalen i.s.m. financieel administrateur, laten ondertekenen van contracten, bijhouden registratie KvK/UBO.
• Agendabeheer: Plannen van in- en externe afspraken, teambijeenkomsten. Zorgen dat de deelnemers de informatie krijgen die ze nodig hebben.
• Locaties boeken: Je regelt vergaderruimtes en locaties voor diverse bijeenkomsten.
• Sollicitatie- en indiensttredingsproces: Regelen van het sollicitatieproces en aannemen van nieuwe collega's. Organiseren van alles wat nieuwe collega's nodig hebben als ze in dienst treden.
• Attenties en zorg: Het verzorgen van attenties bij ziekte, feestdagen en andere bijzondere momenten.

Wie zoeken wij?

• Je hebt MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Je bent een aanpakker, organisatorisch sterk en behoudt overzicht, ook als het hectisch is.
• Je vindt het heerlijk om snel praktische zaken voor de teams te regelen. Je bent flexibel in jouw beschikbaarheid.
• Je kunt goed omgaan met collega's in dezelfde functie die in deeltijd werken en maakt daar met elkaar duidelijke afspraken over.
• Je hebt een proactieve houding en weet prioriteiten te stellen.
• Je bent zelfstandig, betrouwbaar en weet hoe je het initiatief moet nemen.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en een dienstverlenende instelling.
• Ervaring met agendabeheer (Outlook, Teams), werken met overige Office365-applicaties (zoals Excel, Powerpoint en Word), CRM-systemen en het plannen van bijeenkomsten is een pré.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende functie voor 28-32 uur per week voor een groeiende organisatie.
• Een dynamische werkomgeving waar je écht het verschil kunt maken.
• Ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling.
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden en salaris, passend bij jouw werkervaring en leeftijd.
• Een gezellig en betrokken team waar collegialiteit centraal staat.
• We delen ons kantoor in Utrecht met enkele andere organisaties die zich ook met duurzame energie bezighouden, waardoor de lijntjes met deze 'collega's' kort zijn. We wisselen werk op kantoor en thuiswerk af. Ook hebben we een team in Amersfoort dat je op afstand ondersteunt.

Solliciteren

Herken jij jezelf in dit profiel en ben je klaar voor deze uitdaging? Stuur dan je motivatiebrief en CV naar vóór 8 januari 2026. We kijken uit naar jouw reactie!