Personeelsadviseur vacatures in de branche Techniek

Ben jij een ervaren secretarieel talent en kan jij snel je weg vinden binnen een complexe organisatie? Als je er van houdt om orde en overzicht te hebben en houden, blij wordt van een faciliterende rol en ruime ervaring hebt met secretariële werkzaamheden, dan zijn wij op zoek naar jou.

Context Het bureau NWO-I in Utrecht heeft behoefte aan secretariële versterking in de ondersteuning, vanwege een aanstaande pensionering in het secretariële team. Als managementassistent werk je voor het hele bureau NWO-I, maar in het bijzonder de directie en het managementteam. We zijn op zoek naar iemand met ervaring in soortgelijke werkzaamheden, bijvoorbeeld als managementassistent, directiesecretaresse of PA.

Als managementassistent bij NWO-I ben je een sleutelfiguur in onze organisatie. Je hebt met veel verschillende mensen en organisaties contact ten behoeve van planning, organisatie, agendabeheer en ondersteuning. In de waan van de dag hou jij het overzicht én het hoofd koel. Je hebt een proactieve houding: je denkt mee en vooruit, gevraagd en ongevraagd. Dit brengt met zich mee dat je de balans weet te vinden tussen service-verlenend werken en tegengas geven wanneer dit nodig is.

Wat ga je doen?

Samen met je directe collega ben je verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het bureau. De werkzaamheden van het secretariële team bestaan hoofdzakelijk uit:

• Beheren van de agenda van de drie directieleden van bureau NWO-I, het bewaken van de opvolging van afspraken en er voor zorgen dat benodigde informatie tijdig wordt aangeleverd of opgevraagd.

• Ondersteuning bij het maken van complexere afspraken voor medewerkers van het bureau en het organiseren bijeenkomsten/events.

• Coördineren van het MT: het samenstellen van de agenda, het selecteren, verzamelen en verspreiden van de benodigde stukken en het notuleren van de bijeenkomsten.

• Ondersteunen van de Bestuurssecretaris bij het directeurenoverleg, bedrijfsvoeringsoverleg en overleg met het Stichtingsbestuur: vergaderstukken controleren (op layout en taalfouten), nummeren en beschikbaar stellen.

• Het plannen van cyclische afspraken, zoals halfjaargesprekken met alle NWO-instituten,.

• Logistieke, regelende en organisatorische werkzaamheden verrichten voor events, zoals afscheidsfeestjes, teamuitjes en workshops.

• Beantwoorden van eenduidige inhoudelijke vragen over procedures en projecten.

• Beoordelen van binnenkomende correspondentie en het uitzetten van acties als dat nodig is.

• Offertes laten fiatteren door tekenbevoegde, offertes invoeren in financieel systeem, en facturen controleren.

• Optimaliseren van administratieve en secretariële processen.

Wat wij vragen

• Aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau.
• Ruime werkervaring in een soortgelijke functie.
• Vloeiend en foutloos in de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Sterk in de Engelse taal, zowel in woord als geschrift.
• Je werkt zorgvuldig, ordelijk en systematisch.
• Je kan omgaan met veel ad hoc werkzaamheden.
• Je bent flexibel en denkt in oplossingen: je schakelt moeiteloos tussen taken en past je aanpak aan om het beste resultaat te bereiken.
• Je neemt initiatief, speelt actief in op ontwikkelingen en zet zich in voor de belangen van de organisatie, zowel zelfstandig als in samenwerking.

Wat wij bieden

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract voor 32 tot 40 uur per week.
• Een bruto fulltime maandsalaris van minimaal € 3.357 en maximaal € 4.499, afhankelijk van je ervaring, conform schaal 8 cao-Onderzoekinstellingen, te vermeerderen met een vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering.
• Onze uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn op de website van NWO-I te raadplegen. Onder andere de mogelijkheid tot hybride werken en ruim 8 weken vakantie per jaar.
• Standplaats is Utrecht, maar af en toe zullen ook instituten in heel Nederland worden bezocht.

Voor meer kennis van de inhoud van de functie kun je je wenden tot Petra van Luling, senior secretaresse, telefoon , e-mail . Voor informatie over de sollicitatieprocedure, kun je contact opnemen met personeelsadviseur Eileen Samshuijzen, telefoon , e-mail . Voor meer informatie over NWO-I, zie www.nwo-i.nl .

Solliciteren?

Sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 9 december in de ochtend. De beoogde startdatum is in februari 2026.

Het overleggen van een VOG (verklaring omtrent het gedrag) is onderdeel van de sollicitatieprocedure. Online screening en een assessment kunnen onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Diversiteitscode

NWO-I streeft naar een divers personeelsbestand: we willen talent en creativiteit ontwikkelen door mensen met verschillende achtergronden en culturen samen te brengen. We werven en selecteren op basis van competenties en talenten. Daarom moedigen we iedereen, die zich herkent in de vacature, aan te reageren.

Over ons

NWO-I heet voluit de Stichting Nederlandse Wetenschappelijk Onderzoek Instituten. Het is een zelfstandige privaatrechtelijke stichting (geen overheid) die vanwege haar nationale belang onder toezicht staat van NWO (Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek, wel overheid). NWO-I is een koepelorganisatie voor tien nationale onderzoeksinstituten in onder andere de natuurkunde, ruimteonderzoek, wiskunde & informatica, criminologie, en zeeonderzoek. Het bureau van NWO-I, gevestigd in Utrecht, bestaat uit centrale afdelingen die ondersteuning bieden aan de instituten en het bestuur van de stichting. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Bezoekadres: Winthontlaan 2

3526 KV Utrecht Postadres: Postbus 3021

3502 GA Utrecht

Telefoon: E-mail: Zoek: Zoek een medewerker van bureau NWO-I of een NWO-instituut