Overheid of Non-profit vacatures in Harmelen

Logo gemeente Nieuwegein

Recordbeheerder/ Informatiebeheerder (werving via bureau Luider)

Categorieën

• Tijdelijk met uitzicht op vast
• Parttime, Fulltime

Sluitingsdatum: 30-11-2025

Als ervaren Recordbeheerder/ Informatiebeheerder breng je graag structuur, kwaliteit én een flinke dosis positieve energie en humor. Je bent een onmisbare schakel in het team Informatiebeheer en weet wat er nodig is om een betrouwbare informatievoorziening te waarborgen en helpt de organisatie mee te bewegen richting een toekomstbestendig, digitaal informatiebeheer.

Voor het team informatiebeheer zijn we op zoek naar 2 nieuwe collega's informatiebeheer!

Over de functie

Als recordbeheerder ben je de rots in de branding binnen Team Informatiebeheer. Je hebt ruime ervaring in het vak, weet prioriteiten te stellen en bent vraagbaak voor collega's. Tegelijkertijd blijf je nieuwsgierig en op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen binnen het vakgebied. Jij weet deze ontwikkelingen te vertalen naar slimme, praktische processen en neemt collega's daar enthousiast in mee.

De missie van Informatiebeheer is om een kwalitatief hoogwaardige digitale informatievoorziening te realiseren en in stand te houden. Binnen de gemeente Nieuwegein vormen moderne informatietechnologie en een betrouwbare informatiehuishouding de basis voor het realiseren van de ambities van de organisatie.

Wat je gaat doen?

De dagelijkse praktijk is veelzijdig. Je werkt aan de verwerking, registratie en archivering van informatie - zowel digitaal als fysiek. Tegelijkertijd denk je mee over hoe processen slimmer, consistenter en toekomstbestendiger kunnen worden ingericht.

Concreet betekent dit dat je:

• verantwoordelijk bent voor het scannen, registreren en verwerken van inkomende en uitgaande post;
• documenten registreert in het zaaksysteem en kwaliteitscontroles uitvoert op de vastgelegde informatie;
• zorgt voor het beheer van zowel het analoge als digitale archief;
• toeziet op de juiste vastlegging van metadata van procesgebonden informatie;
• procesgebonden informatie selecteert en vernietigt, zowel analoog als digitaal;
• fungeert als vraagbaak voor collega's en afdelingen over archivering en informatiebeheer.
• kwaliteitscontroles uitvoert in samenwerking met afdelingen;
• complexe archiefvraagstukken behandelt, waaronder vernietiging en substitutie;
• metadata verwerkt en verrijkt waar afdelingen onvoldoende expertise hebben;
• uitzonderingen afhandelt bij geautomatiseerde processen;
• actief bijdraagt aan procesoptimalisatie en het verbeteren van werkmethoden.
• ondersteunt bij migraties en conversies van digitale bestanden;
• richt op de technische aspecten van digitaal archiveren en metadata;
• meedenkt over complexe juridische vraagstukken rondom informatiebeheer;
• de kwaliteit en naleving bewaakt van richtlijnen binnen het vakgebied.
• meedenkt over zaakgericht werken, duurzame toegankelijkheid en de overgang naar volledig digitaal archiveren;
• procesverbeteringen signaleert en helpt deze samen met het team door te voeren;
• bewustwording stimuleert binnen de organisatie over het belang van goed informatiebeheer.

De organisatie bevindt zich in een transitiefase - van centraal registreren naar meer decentraal werken. Jij speelt daarin een belangrijke rol: je denkt mee over hoe die omslag het beste gemaakt kan worden en helpt collega's daarin op weg. Zo lever je als recordbeheerder directe toegevoegde waarde aan de verdere professionalisering van informatiebeheer binnen de gemeente Nieuwegein.

Over de organisatie

Bij de gemeente Nieuwegein werken zo'n 650 medewerkers aan een toekomstbestendige, levendige en bedrijvige stad. Het moderne en lichte stadshuis bevindt zich midden in het bruisende centrum van Nieuwegein; een fijne, goed bereikbare werkplek.

De organisatie kenmerkt zich als informeel en ambitieus. De lijnen zijn kort en er is volop ruimte voor nieuwe ideeën en eigen initiatief.

De afdeling Support

De afdeling Support maakt onderdeel uit van de bedrijfsvoering binnen de gemeente Nieuwegein en bestaat uit circa 69 medewerkers, verdeeld over vier teams: Interne Dienstverlening, Regie & Advies, Vastgoed en Beheer & Uitvoering. De afdeling ondersteunt de organisatie bij haar maatschappelijke opgaven door hoogwaardige interne dienstverlening te bieden.

Team Informatiebeheer

Als Recordbeheerder maak je deel uit van Team Informatiebeheer (7 collega's) binnen het team Interne Dienstverlening. Dit team beheert informatiestromen die de gemeente en haar inwoners raken; van post, e-mails en vergunningen tot bouwtekeningen en digitale dossiers. Samen zorgen ze ervoor dat informatie goed wordt vastgelegd, bewaard, toegankelijk gemaakt en voldoet aan wet- en regelgeving.

De wereld om ons heen digitaliseert snel, en als Recordbeheerder help jij de organisatie om daarin de volgende stap te zetten.

Wat wij vragen?

Je bent een enthousiaste, ervaren professional die graag de handen uit de mouwen steekt om het team en de organisatie verder te helpen. Je bent resultaatgericht, zorgvuldig en levert consistente kwaliteit.

Je kunt goed prioriteiten stellen, behoudt overzicht en deelt je kennis op een prettige, collegiale manier. Je denkt graag een stap vooruit, zoekt verdieping in je werk en vindt het leuk om concrete verbeteringen te realiseren.

Daarnaast beschik je over:

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• Een afgeronde opleiding op het gebied van informatiebeheer (SOD I en II of vergelijkbaar);
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring binnen informatiebeheer;
• Kennis van relevante wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG);
• Inzicht in gemeentelijke werkprocessen en affiniteit met administratieve processen;
• Ervaring met documentmanagementsystemen (DMS/CRM);
• Gevorderde digitale vaardigheden en interesse in verdere digitalisering.

Wat wij bieden?

Je werkt in een veelzijdige stad met een rijke historie en een toekomstgerichte blik. De organisatie staat open voor jouw ideeën en stimuleert persoonlijke ontwikkeling.

• Een salaris van minimaal‚ € 3.171,- en maximaal € 4.464,- bruto per maand (36 uur per week, schaal 8, cao Gemeenten).
• Een contract voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je brutosalaris, dat je naar eigen wens kunt inzetten.
• Een professionele werkomgeving met aandacht voor persoonlijke groei en ontwikkeling

Bureau Luider verzorgt de werving en selectie voor deze vacature. Een diplomascreening en het inwinnen van referenties maken (in een later stadium) deel uit van de procedure. Voorwaarde voor aanname is verder het kunnen verkrijgen van een geldige Verklaring Omtrent Gedrag.

Uiteraard kun je ook eerst eens vrijblijvend de aansluiting verkennen met . Als je solliciteert, dan zien we je reactie, voorzien van motivatiebrief en CV, graag zo spoedig mogelijk doch uiterlijk 30 November 2025 tegemoet. Streven is om de procedure, na het gesprek met Bureau Luider, met twee gespreksrondes waarin je je toekomstige collega's en leidinggevende ontmoet, af te ronden.