Functioneringsgesprek: een goede voorbereiding zorgt voor een positieve uitkomst

Functioneringsgesprek in het kort:

• In het gelijkwaardige functioneringsgesprek bespreek je samen met je werkgever jouw functioneren als werknemer. 

• Eerlijke, open functioneringsgesprekken dragen bij aan goede samenwerking en persoonlijke groei. 

• Een functioneringsgesprek bestaat vaak uit een opening, terugblik, feedbackronde, discussie, doelen stellen en afronding. 

• Bereid je functioneringsgesprek goed voor: lees de agenda, het verslag van vorige gesprekken en reflecteer alvast op je eigen functioneren en doelen. 

• Een functioneringsgesprek is niet hetzelfde als een beoordelingsgesprek waarin je leidinggevende jou beoordeelt, met mogelijke gevolgen voor je salaris of contract.

Wat is een functioneringsgesprek?

Het functioneringsgesprek is een gelijkwaardig gesprek tussen een leidinggevende en een werknemer. Samen bespreken jullie hoe je functioneert en samenwerkt binnen de organisatie. Jullie gaan op zoek naar verbeterpunten en kansen voor persoonlijke ontwikkeling. 

Er is hierin geen sprake van hiërarchie: als medewerker ben je gelijkwaardig aan je werkgever. Je geeft elkaar open feedback en bedenkt samen oplossingen voor eventuele knelpunten.

Doel functioneringsgesprek

Het belangrijkste doel van een functioneringsgesprek is om het functioneren en samenwerken van werknemers te verbeteren. Voor jou als werknemer helpen functioneringsgesprekken om je carrière doelstellingen inzichtelijk te maken. Eerlijke, open voortgangsgesprekken dragen bij aan de persoonlijke groei en het welzijn van werknemers.

Inhoud: onderwerpen in een functioneringsgesprek

Laten we nu eens kijken naar de inhoud. Welke onderwerpen of punten bespreek je in een functioneringsgesprek? De volgende gesprekspunten komen vaak terug in functioneringsgesprekken:

• Aard en niveau van je werk

• Samenwerking met collega’s 

• Factoren die het werk beïnvloeden: is er iets waardoor jij je werk minder goed kunt doen? 

• Persoonlijke behoeften en toekomstplannen: in welke onderwerpen of werkzaamheden wil jij je verder ontwikkelen?

Is een functioneringsgesprek verplicht?

Functioneringsgesprekken zijn niet verplicht. Toch is het slim om ze minstens één keer per jaar te voeren. Een functioneringsgesprek bevordert eerlijke, open communicatie tussen de werkgever en werknemers. Voortgangsgesprekken hebben ook een positieve invloed op de prestaties van medewerkers en de samenwerking in de organisatie.

Verschil functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

De termen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek worden regelmatig door elkaar gebruikt. Toch is er een groot verschil. We noemden al dat een werkgever en werknemer in een functioneringsgesprek gelijk aan elkaar staan. In een beoordelingsgesprek is dat niet het geval.

In een beoordelingsgesprek of evaluatiegesprek beoordeelt de leidinggevende jouw prestaties als werknemer. Je ontvangt feedback over je functioneren. Dit oordeel heeft soms gevolgen voor je salaris of contract. In sommige cao’s is vooraf vastgesteld op welke onderdelen je werkgever jou mag beoordelen.

Voorbeeld van een functioneringsgesprek 

Tijdens een functioneringsgesprek komen verschillende bespreekpunten aan bod. Nieuwsgierig hoe dat er in de praktijk uitziet? Vaak heeft het functioneringsgesprek deze agendapunten: 

1. Opening: een ontspannen start helpt. Daarom begint het gesprek luchtig, zodat er een fijne sfeer is. De leidinggevende vertelt kort hoe de agenda van het functioneringsgesprek eruit ziet. 

2. Terugblik: werkgever en werknemer evalueren samen het functioneren van de afgelopen tijd. Jullie blikken terug op de eerder gemaakte afspraken. 

3. Feedback: zowel je leidinggevende als jij als werknemer delen feedback over je functioneren. Wat ging er goed en waar liggen kansen voor verbetering? Concrete voorbeelden en verbeterpunten dragen bij aan een positief functioneringsgesprek. 

4. Discussie: omdat een functioneringsgesprek heel duidelijk tweerichtingsverkeer is, gaan werkgever en werknemer samen in gesprek over de feedback. Ook zoeken jullie samen naar oplossingen voor besproken knelpunten. 

5. Doelen: jullie stellen nieuwe doelen en maken hier concrete afspraken over.

6. Afronding: een korte samenvatting van het gesprek, de nieuwe doelen en afspraken. Jullie bespreken ook wanneer het volgende functioneringsgesprek plaatsvindt.   

Voorbeeldvragen die je kunt verwachten in je functioneringsgesprek 

Hier zijn een aantal voorbeeldvragen die je als werknemer kunt verwachten in een functioneringsgesprek:

• Ben je tevreden over je baan? 

• Hoe vond je de samenwerking tussen jou en je collega’s? 

• Wat ging er goed in de afgelopen periode?

• Wat ging er minder goed en hoe kwam dat denk je? 

• Welke verbeterpunten zie jij voor jouw afdeling? 

• Hoe kun jij nog beter in je werk worden?

Je functioneringsgesprek voorbereiden

Wil jij je als werknemer goed voorbereiden op je functioneringsgesprek? We zetten wat praktische tips en adviezen op een rij. 

• Neem de agenda van het functioneringsgesprek door. Wil je zelf nog onderwerpen toevoegen? 

• Lees het verslag van je vorige beoordelings- of functioneringsgesprek door. Reflecteer vervolgens kritisch op de afgelopen periode. Stel jezelf vragen als: wat is er goed gegaan en wat kan beter? Zijn er (persoonlijke) redenen die goed functioneren belemmeren? Welke doelen heb ik behaald? Welke doelen heb ik niet behaald en waardoor komt dat? 

• Denk na over jouw samenwerking met collega’s en je leidinggevende. Formuleer concrete voorbeelden voor jezelf. Kun je alvast verbeterpunten bedenken? 

• Wat zijn je doelen en ambities voor de komende periode? Bedenk waar je naartoe wilt werken en hoe jouw werkgever hierbij zou kunnen helpen.

Vragen stellen tijdens het functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is altijd tweerichtingsverkeer. Neem daarom als werknemer ook de tijd om jouw vragen te stellen aan je leidinggevende. Denk aan: 

• Welke ontwikkelingen of nieuwe projecten verwacht je voor onze organisatie? 

• Is er budget voor mijn persoonlijke ontwikkeling? 

• Wat vind jij het mooiste resultaat van ons team in de afgelopen periode? 

• Is er een mogelijkheid tot thuiswerken? 

• In het vorige gesprek hebben we problemen met collega X of afdeling Y geconstateerd. Heb je deze met hen besproken en wat is daaruit gekomen?

Functioneringsformulier 

Een goede manier om de besproken feedback, vastgestelde doelen en gemaakte afspraken vast te leggen is het functioneringsformulier. Dit formulier vormt een overzichtelijk verslag van het functioneringsgesprek. Je maakt het samen met je leidinggevende. Het document kan zo ook als gespreksformulier dienen voor een volgend functioneringsgesprek.

Hoewel we ons best doen om ervoor te zorgen dat alle informatie up-to-date en correct is, kunnen we geen garanties bieden over de volledigheid, betrouwbaarheid of nauwkeurigheid ervan.

Geraadpleegde bron:

• FNV - functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek