Medewerker Secretariaat en Relatiebeheer

Bibliotheek Eindhoven

Ben jij een organisatietalent met oog voor detail? En vind jij moeiteloos je weg in Microsoft applicaties? Dan ben jij misschien wel de onmisbare schakel die wij zoeken!

Bij de Bibliotheek Eindhoven zoeken we een Medewerker Secretariaat en Relatiebeheer die ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt - van directieagenda tot relatiebeheer. Je bent dé verbindende factor tussen mensen, systemen en processen. In deze veelzijdige functie combineer je secretariële ondersteuning met het optimaliseren van ons CRM-systeem.

Wat ga je doen?

Je hebt een dubbele rol: je ondersteunt de directeur en MT door het plannen en organiseren van afspraken en bijeenkomsten én je bent onze "superuser" van Microsoft Dynamics. Jij zorgt dat alles soepel verloopt, relaties goed worden beheerd en de organisatie kan vertrouwen op heldere, actuele informatie.

Je:

• beheert de agenda van de directeur en het MT en plant interne en externe afspraken.
• organiseert personeelsbijeenkomsten en speciale gelegenheden.
• ondersteunt bij documentatie, communicatie en agendavoorbereiding.
• onderhoudt en verrijkt relatiegegevens in het CRM-systeem.
• beantwoordt vragen van collega's over Dynamics en geeft uitleg, tips en instructies.
• draagt bij aan het trainen van gebruikers en het verbeteren van de CRM-processen.
• signaleert in CRM data/kwaliteitsissues en helpt collega's hun gegevens up-to-date te houden.
• evalueert CRM-campagnes en corrigeert onjuiste adresgegevens.

Over de Bibliotheek Eindhoven

De Bibliotheek Eindhoven is al lang niet meer alleen een plek van boeken. We zijn een bruisende ontwikkelplek voor jong en oud - waar taal, technologie en talent samenkomen. Als Medewerker Secretariaat en Relatiebeheer ben jij de spin in het web die zorgt dat alles op zijn plek valt.

Dit ben jij:

• Je wordt blij van Outlook en het plannen van afspraken (en van het verzetten daarvan).
• Je kunt goed plannen en organiseren
• Je bent stressbestendig en weet goed om te gaan met piekmomenten.
• Je bent nauwkeurig, zelfstandig, leergierig en klantgericht.
• Je communiceert uitstekend in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent iemand die verantwoordelijkheid durft te nemen en oplossingsgericht werkt.
• Je beweegt je gemakkelijk in een organisatie en schakelt soepel tussen verschillende niveaus.
• Je hebt minimaal een mbo-diploma; een secretariële opleiding is een pré.
• Je hebt goede kennis van Microsoft Dynamics, Word.

Handig om te weten

• Je krijgt een contract voor één jaar.
• Onze fulltime werkweek is 36 uur. De vacature is voor 28 uur per week
• We hanteren de CAO Openbare Bibliotheken. Deze functie valt in schaal 6
• Bij deze functie werk je voor het merendeel op onze locatie in Eindhoven.
• Je krijgt veel ruimte om je functie zelf vorm te geven en in te vullen.
• Omdat wij geloven dat werken vanuit je talenten zowel jou als de organisatie energie geeft, is een talentenanalyse, inclusief een bespreking, een vast onderdeel van ons selectietraject. Dit helpt beide partijen om de juiste keuze te maken.

Liever solliciteren door enkele vragen te beantwoorden? Klik dan hier .

Heb je vragen? Bel gerust met via .

Deze werving verloopt via M'PLOY - People Experts, partner van de Bibliotheek

De Bibliotheek Eindhoven is sterk groeiende.