Ambtelijk Secretaris

CPF Vacature ambtelijk secretaris

Inleiding Collectief Poliklinische Farmacie (CPF)

De missie van CPF is het collectief versterken van de positie, kwaliteit en zichtbaarheid van de poliklinische farmacie binnen en buiten het ziekenhuis. CPF streeft naar een toekomst waarin poliklinische apotheken als essentiële schakel in de zorgketen worden erkend vanwege hun bijdrage aan veilige, efficiënte en patiëntgerichte farmaceutische zorg. De visie is om gezamenlijk te bouwen aan een duurzame, innovatieve, toekomstbestendige en goed georganiseerde farmaceutische zorg ook buiten de muren van het ziekenhuis, met de patiënt als uitgangspunt. CPF richt zich primair op de verkoop van specialistische farmaceutische zorg aan zorgverzekeraars. CPF vertegenwoordigt hierin de belangen van 90 apotheken in ziekenhuizen

Doel van de functie

Het optimaal ondersteunen van de vereniging CPF bij de organisatorische processen.

Kernverantwoordelijkheden

Zorgen voor een professionele, tijdige en nauwkeurige voorbereiding, organisatie, verslaglegging en archivering van bestuurs- en ledenvergaderingen

• Voorbereiding:

  In afstemming met voorzitter: concept-agenda opstellen

  Agendapunten afstemmen en tijdsplanning bewaken

  Relevante documenten en input voor de vergaderingen coördineren

• Organisatie:

  Logistiek regelen van digitale en fysieke vergaderingen (op locatie),

  Coördineren en oppakken van benodigde technische en digitale ondersteuning bij de vergaderingen.

• Verslaglegging:

  Vergaderingen notuleren.

  Notulen uitwerken, vastleggen, tijdig verspreiden en archiveren.

  Actiepunten samenvatten in een actielijst en opvolging bewaken.

• Archivering en dossierbeheer:

  Zorgdragen voor een gestructureerde archivering van alle relevante stukken en verslagen in het eigen Teams-dossier.

  Toegankelijkheid en privacy waarborgen (AVG/GDPR)

  Accuraat koppelen van verstrekte informatie en documenten aan de dossiers.

• Samenwerking en communicatie

  Rapportagelijn: direct aan en in nauwe samenwerking met het CPF-bestuur, met specifieke interactie met de voorzitter en de bestuurssecretaris.

  Nauw samenwerken: met (de voorzitter en de secretaris in) het bestuur, alsmede de CPF-zorgmakelaar

  Externe interacties: contact met leden en andere relevante stakeholders, professioneel en conform de afspraken en vertrouwelijkheid.

Vereisten (kwalificaties en ervaring)

Opleiding en ervaring

MBO+ werk- en denkniveau

Relevante werkervaring in secretariële-, juridische en/of administratieve functies: ervaring met notuleren, agendabeheer en organisatie van vergaderingen

Relevante werkervaring in bestuur en/of organisatie van de farmacie en/of zorgverkoop is een pre.

Technische vaardigheden

Vertrouwd met Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Word, Excel) of vergelijkbare digitale vergader- en archiefsystemen.

Basiskennis van documentbeheer en privacywetgeving (AVG/GDPR).

Taal en communicatie

Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands.

Professionele en dienende communicatiestijl, met oog voor discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Competenties (persoonskenmerken)

Sterk organisatievermogen en goede proactieve planmatige aanpak.

Nauwkeurigheid, oog voor detail en betrouwbare notulering.

Stressbestendigheid en mogelijkheid om te combineren en prioriteren.

Zelfstandigheid met flexibel, initiatiefrijk en oplossingsgericht handelen.

Communicatief vaardig: doortastend en daadkrachtig

Samenwerkingsgericht en klantgericht.

Arbeidsvoorwaarden en werktijden

Parttimefunctie: 4-8 uur per week

In overleg met CPF kunnen details omtrent arbeidsvoorwaarden en uren worden afgestemd.

Meer informatie geeft de voorzitter van het CPF, Annemiek Bakker

Mail: