Ambtelijk Secretaris vacatures

Functieomschrijving

8 uur per week | 3–6 maanden | Start per direct | 1x per maand op locatie.

Ben jij een organisatietalent met een warm hart voor vrijwilligers én een hoofd vol structuur? Hou jij ervan om chaos om te toveren tot overzicht, mensen te ontzorgen en een team naar een hoger level te tillen? Dan is dit jouw moment.

De OC-VRW zoekt een Ambtelijk Secretaris die met flair, empathie en een goedgevulde toolkit aan soft én hard skills de boel weer strak trekt. Er ligt wat achterstallig werk (we zijn eerlijk 😉), dus jouw komst is goud waard.

• Een passend uurloon vanaf €21,33
• Reiskostenvergoeding met ov
• Een tijdelijke opdracht die je cv sterker maakt
• Veel vrijheid, veel verantwoordelijkheid
• Een team dat enorm blij wordt van jouw overzicht

Wij zoeken jou! Jij bent diegene die de Nederlandse taal echt in de vingers heeft—dus geen geklungel, gewoon spot-on communicatie.

Je bent een zelfstarter pur sang: jij wacht niet af, maar denkt vooruit, pakt door en hebt altijd een plan klaarliggen. Je hebt een ijzersterk organisatietalent; alles is strak geregeld, maar gelukkig ben je geen robot! Je blijft altijd die fijne, menselijke factor.

Jij krijgt pas echt energie als je anderen kunt helpen, alles regelt en mensen en taken met elkaar verbindt. Je bent de meester van het overzicht, houdt van een lekker ritme en een actielijst die je vol voldoening wegstreept.

Qua skills zit het goed: je hebt je staf- en administratieve zaken op orde en staat te popelen om nieuwe AS-skills te leren.

En wat vrijwilligers betreft? Je snapt ze helemaal: je ziet hun enorme drive, maar weet ook dat tijd vaak schaars is. Flexibiliteit is dan ook jouw tweede natuur. Geen 9-tot-5-mentaliteit, maar de klus klaart.

Wat ga je doen?

Jij bent de onzichtbare kracht die alles laat draaien. Zonder jou is er chaos, met jou is er structuur, helderheid en slagkracht. Jij zorgt ervoor dat elke afspraak klopt, iedereen aangehaakt blijft en de medezeggenschap van onze vrijwilligers écht impact heeft. Jouw takenpakket is dynamisch en belangrijk:

• Meester van de Agenda: Je bouwt, stemt af, plant en bewaakt alle agenda’s – en je draait je hand niet om voor een verplaatsing als dat nodig is.
• Notuleerwonder: Notuleren is je tweede natuur. Je legt de essentie vast zodat gemaakte afspraken direct helder zijn.
• Orde Scheppen: Je organiseert documenten, afspraken en actielijsten zo strak dat iedereen direct kan vinden wat nodig is.
• Digitaal Beheer: Jij beheert de Teams-omgeving en zorgt dat het digitale archief overzichtelijk en up-to-date blijft.
• Communicatiemonitor: Je houdt het mailverkeer in de gaten, volgt belangrijke zaken op en duwt processen proactief vooruit.
• Vrijwilligers Support: Je helpt vrijwilligers die weinig tijd hebben met empathie, duidelijkheid en de nodige humor.
• Samenwerken op Niveau: Je werkt nauw samen met het Dagelijks Bestuur  en de Ambtelijk Secretaris van de Ondernemingsraad.
• Jij zorgt dat iedereen weet wat, wanneer en waarom. Je bent de onmisbare schakel die de oceaan van vergaderingen en vrijwilligersenergie beheerst!

Je komt terecht in het kloppend hart van de vrijwilligersmedezeggenschap: de OC-VRW. Dit is een grote club van 18 vrijwilligers die allemaal een belangrijke rol spelen op hun eigen kazerne of post. Twee van hen vertegenwoordigen de vrijwilligers weer in de ondernemingsraad. Kortom: het is een levendig netwerk met veel beweging, veel belangen én veel betrokkenheid.

De sfeer? Warm, gedreven, collegiaal en vol passie voor het vak. Vrijwilligers werken vanuit hun hart en met beperkte tijd — jij bent degene die hen helpt om hun stem professioneel en krachtig te laten klinken. Je werkt nauw samen met het Dagelijks Bestuur, de Ambtelijk Secretaris van de ondernemingsraad en je bent hét centrale aanspreekpunt voor alles wat binnen de vrijwilligersmedezeggenschap speelt.

Het mooie: je werkt op afstand, maar 1 x per maand ben je fysiek aanwezig op een van de vrijwillige kazernes voor de grote vergadering. Elke locatie heeft zijn eigen sfeer, kleinschalig, energiek en vol kameraadschap.

Enthousiast geworden?

Solliciteer vandaag nog via Tempo-Team. Heb je nog vragen? Neem gerust contact met ons op!

#baanrader

Je solliciteert via Tempo-Team, leuk! Om je sollicitatie af te ronden, maak je de eerste keer eenvoudig een account aan. Via je 'mijn Tempo-Team' account log je gemakkelijk in en solliciteer je de volgende keer nog eenvoudiger. Daarnaast vind je in je account de voortgang van je sollicitatie(s) en je persoonlijke gegevens. Dé manier dus om de best passende baan te vinden!