Secretariaatsmedewerker

NVSW

• • • DNA-test Cerebrale Dysfunctie bij de Stabij
• Fokken
  • Werkwijze FAC Stabijhoun
  • Werkwijze FAC Wetterhoun
  • Fokkerijregels: het hoe en waarom

1. Vacature Secretariaatsmedewerker

Onze huidige zal op de Algemene Ledenvergadering in 2026 kenbaar maken niet herkiesbaar te zijn voor de functie van van de NVSW. Vandaar dat wij tijdig de vacature van zullen publiceren op al onze gremia.

We weten dat het in de huidige tijd erg moeilijk is om nieuwe vrijwilligers te vinden, laat staan bestuursleden.

Voor de functie van geldt ook nog: het is een dubbel zware taak:

• De heeft een grote verantwoordelijkheid als lid van het dagelijks bestuur van de vereniging.
• De functie van brengt ook veel administratieve werkzaamheden met zich mee.

Wij kunnen ons voorstellen, dat er leden zijn die de bestuurlijke functie wel zien zitten maar de administratieve werkzaamheden niet.

Andersom kan het ook voorkomen dat er leden zijn die het administratieve gedeelte wel leuk vinden, maar absoluut geen bestuursfunctie ambiëren.

Daarom heeft het bestuur gedacht, dat de werkzaamheden van de ook kunnen worden uitgevoerd door een team van twee personen, waarbij de in het bestuur plaatsneemt, en de secretariaatsmedewerker als het ware in de backoffice werkt.

Omschrijving van de functie

Voor een substantieel deel van de administratieve werkzaamheden geldt, dat dit vaak terugkerende en daarmee vrij routineuze handelingen zijn, zoals:

• Het reserveren van locaties voor bestuursvergaderingen
• Het assisteren bij de organisatie van de AV (b.v. aanmeldingen ontvangen en bevestigen, een deelnemerslijst maken, helpen met het opstellen van de huldigingslijst, bloemen, rozetten en tasjes bestelen, ereleden uitnodigen, de zaal reserveren, de stemkastjes reserveren, etcetera.
• Benoemingsbrieven en bedankbrieven met cadeaubon versturen naar nieuwe of afscheid nemende vrijwilligers.
• De vrijwilligerslijst actueel houden.
• Bloemen laten bezorgen bij vrijwilligers vanwege ziekte of een andere gebeurtenis.
• Maken en versturen van fokkerscertificaten, het bijhouden van de lijst en zorgen dat de certificering vermeld wordt op de website en in ZooEasy.
• Opstellen en versturen van sanctiebrieven, en lijst sancties bijhouden.
• Uitschrijven van de notulen van de bestuursvergaderingen en de AV.

Bovenstaande lijst is een indicatie, de werkelijke invulling van de werkzaamheden zal gebeuren in goed overleg met de zittende . Het is de bedoeling dat de de secretariaatsmedewerker soms "aanstuurt", maar dat de secretariaatsmedewerker ook zelf voorstellen doet voor werkzaamheden die hij/zij op zich wil nemen.

De secretariaatsmedewerker zal een eigen email adres krijgen, dat echter niet algemeen bekend gemaakt zal worden, maar alleen voor intern gebruik zal zijn.

Communicatie naar buiten toe gebeurt door de .

Zo blijft de secretariaatsmedewerker verschoond van contact met leden, want contacten onderhouden valt onder de taak van de .

Wat verwachten wij van de kandidaat

• Goede vaardigheid in het werken met Word en Excel
• Goede taal- en schrijfvaardigheid
• Systematisch en nauwkeurig kunnen werken
• Goed kunnen samenwerken en overleggen, maar ook zelfstandig kunnen werken
• Communicatief vaardig
• Moet lid zijn van, of lid willen worden van de NVSW.

of met de voorzitter Henk van de Weitgraven

Na aanmelding ontvang je een bevestiging en een uitnodiging voor een gesprek met het bestuur. De secretariaatsmedewerker hoeft niet benoemd te worden door de AV maar zal door het bestuur benoemd worden.