Management ondersteuner

Wat je gaat doen

Als managementondersteuner bij de directie Asiel & Bescherming werk je in een dynamische en internationaal georiënteerde omgeving. Je speelt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het managementteam. Geen dag is hetzelfde, en je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken terwijl je bijdraagt aan een goed functionerend secretariaat op locatie Utrecht. Hybride werken is mogelijk, waarbij je in overleg met je leidinggevende op kantoor aanwezig bent wanneer nodig.

Wat ga je doen:

• Plannen, organiseren en ondersteunen van het managementteam, inclusief agendabeheer, notuleren en het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Beheren en archiveren van vergaderstukken en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en besluiten.
• Afhandelen van inkomende e-mails, inschatten van urgentie en zorgen voor tijdige doorgeleiding van stukken.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en signaleren van knelpunten in de dagelijkse werkzaamheden.
• Ondersteunen bij diverse administratieve en facilitaire taken om een goed draaiend secretariaat te waarborgen.

Wat we je bieden

• Een salaris tussen €18,38 en €22,85 per uur, afhankelijk van je ervaring.
• De mogelijkheid om hybride te werken na de inwerkperiode.
• Een fulltime functie van 36 uur per week in een dynamische en internationale werkomgeving.
• Flexibele werktijden, zodat je werk en privé goed kunt combineren.
• Toegang tot trainingen en cursussen via SkillsTown om jouw professionele ontwikkeling te ondersteunen.
• Een collegiale en multiculturele werkomgeving waar samenwerking en respect centraal staan.

Functie-eisen

We zoeken een proactieve en nauwkeurige managementondersteuner met een flexibele instelling en sterke organisatorische vaardigheden.

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur secretariële opleiding.
• Ervaring met MS Office, Teams en andere digitale werkomgevingen.
• Goede communicatieve vaardigheden in vloeiend Nederlands, mondeling en schriftelijk.
• Planmatig sterk, accuraat en servicegericht in een dynamische omgeving.
• Bereidheid om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Over het bedrijf

De Directie Asiel & Bescherming (A&B) in Utrecht is verantwoordelijk voor het beslissen over asielaanvragen en het herenigen van families. We werken professioneel en respectvol om klanten duidelijkheid te geven over hun toekomst, met een focus op tijdige en zorgvuldige beslissingen.

Bij A&B vind je een multiculturele werkomgeving waar flexibiliteit en integriteit centraal staan. We bieden kansen voor professionele ontwikkeling via trainingen en cursussen, en werken nauw samen met partners zoals COA en DT&V.