Medewerker Projectadministratie vacatures bij Trustan Bouw Management

Wat is vereist?

• Hbo werk- en denkniveau
• 3 jaar relevante werkervaring
• Je hebt de ervaring en creativiteit om de afdeling verder te professionaliseren
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
• Je bent gestructureerd, neemt initiatief en werkt goed samen

Wat krijg je?

• €4.000 - €5.000 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring)
• 25 vakantiedagen, plus twee weken kerstsluiting
• Mogelijkheid om door te groeien naar Project Controller
• Telefoon en laptop

Wat doe je?

• 10% Uren controleren en verwerken
• 20% Verkoopfacturatie
• 30% Afwijkingen signaleren tussen geboekte kosten en beschikbare projectbudget
• 20% Rapportages en overzichten maken
• 10% Overleggen met Projectleiders
• 10% Overige administratie

Als Project Administrateur bij Trustan Bouw ben je medeverantwoordelijk voor het voeren van een betrouwbare administratie voor middelgrote en grote renovatieprojecten. Op de projecten waar jij verantwoordelijk voor bent, verwerk je de inkoopfacturen zodat leveranciers op tijd betaald worden en zorg je ervoor dat er volgens de termijn afspraken gefactureerd kan worden aan opdrachtgevers. Daarnaast controleer je gegevens zoals gemaakte werkuren, facturen en kosten en voer je administratieve werkzaamheden uit met betrekking tot buitenlandse medewerkers. Ook maak je rapportages, waarin je bijvoorbeeld inzage verbetert in de kosten ten opzichte van het projectbudget en de verwachtte projectresultaten berekent. Je denkt actief mee over wat voor rapportages nodig zijn en hoe deze vorm moeten worden gegeven.

In deze functie ondersteun en werk je nauw samen met de Project Controller. Op termijn kan je in toenemende mate taken van hem overnemen en doorgroeien naar deze functie. Ook ondersteun je Projectleiders, door het uitvoeren van administratieve taken en het aanleveren van behulpzame informatie en overzichten. In deze rol krijg je veel vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf initiatief te nemen, zelfstandig problemen op te lossen en te brainstormen over procesverbeteringen, bijvoorbeeld door toepassing van AI.

Je komt te werken op de Financiële afdeling, samen met een Financial Controller, een Project Controller, twee Boekhouders en een HR Administrateur. Binnen dit team werk je vooral nauw samen met de Project Controller. Buiten het team heb je veel te maken met Projectleiders en af en toe beantwoord je vragen van Voormannen. De organisatie heeft een open sfeer en een platte structuur, waardoor je makkelijk bij medewerkers van verschillende afdelingen aan kan kloppen.

<p>Als <strong>Project Administrateur</strong> bij Trustan Bouw ben je medeverantwoordelijk voor het voeren van een betrouwbare administratie voor middelgrote en grote renovatieprojecten. Op de projecten waar jij verantwoordelijk voor bent, verwerk je de inkoopfacturen zodat leveranciers op tijd betaald worden en zorg je ervoor dat er volgens de termijn afspraken gefactureerd kan worden aan opdrachtgevers. Daarnaast controleer je gegevens zoals gemaakte werkuren, facturen en kosten en voer je administratieve werkzaamheden uit met betrekking tot buitenlandse medewerkers. Ook maak je rapportages, waarin je bijvoorbeeld inzage verbetert in de kosten ten opzichte van het projectbudget en de verwachtte projectresultaten berekent. Je denkt actief mee over wat voor rapportages nodig zijn en hoe deze vorm moeten worden gegeven.<</p> <p>In deze functie ondersteun en werk je nauw samen met de Project Controller. Op termijn kan je in toenemende mate taken van hem overnemen en doorgroeien naar deze functie. Ook ondersteun je Projectleiders, door het uitvoeren van administratieve taken en het aanleveren van behulpzame informatie en overzichten. In deze rol krijg je veel vrijheid en verantwoordelijkheid om zelf initiatief te nemen, zelfstandig problemen op te lossen en te brainstormen over procesverbeteringen, bijvoorbeeld door toepassing van AI.<</p> <p>Je komt te werken op de Financiële afdeling, samen met een Financial Controller, een Project Controller, twee Boekhouders en een HR Administrateur. Binnen dit team werk je vooral nauw samen met de Project Controller. Buiten het team heb je veel te maken met Projectleiders en af en toe beantwoord je vragen van Voormannen. De organisatie heeft een open sfeer en een platte structuur, waardoor je makkelijk bij medewerkers van verschillende afdelingen aan kan kloppen.<</p>

Als je graag secuur werkt, het leuk vindt om structuur aan te brengen en om kunt gaan met een beetje hectiek, is dit een baan voor jou.

Werkweek

Plaatsvervanger voor personeelsfoto

Project Administrateur

Op een leuke werkdag verlopen de werkzaamheden soepel en zijn alle facturen en urenregistraties op tijd verwerkt. Je hebt goed contact met de projectleiders en kunt hen snel voorzien van duidelijke overzichten en rapportages.

Op een minder leuke werkdag blijkt dat er fouten zitten in de urenregistratie of dat leveranciers hun facturen niet volledig hebben aangeleverd. Hierdoor moet je achter ontbrekende informatie aan bij verschillende collega's en loopt je planning vertraging op.

• Ma
• Di
• Wo
• Do
• Vr

• Ma

• Di

  • Controle kosten projectadministratie
  • Overleg met Projectleider
  • Lunch
  • Rapportage opstellen
  • Administratieve ondersteuning Projectleider

• Wo

  • Controle kosten en nacalculatie bijwerken
  • Overleg met Project Controller
  • Mails verwerken en administratie bijwerken
  • Rapportages bijwerken voor lopende projecten
  • Inkomende mails verwerken en actiepunten bijwerken

• Do

Voorbeeld uit de praktijk

Er moet een eerste termijn aan een nieuwe klant gefactureerd worden, maar de gegevens zijn niet compleet. Wat doe je?

Het kan voorkomen dat niet alle benodigde informatie beschikbaar is om de factuur op te stellen. Soms ontbreekt de calculatie, waardoor je het exacte bedrag van de aanneemsom nog niet weet. In dat geval neem je contact op met de verantwoordelijke collega of afdeling om de calculatie op te vragen, of je laat bevestigen wat het overeengekomen bedrag is. Het is ook mogelijk dat bepaalde klantgegevens ontbreken, zoals het factuuradres of het juiste contactpersoon. schakel je met de afdeling Verkoop om deze informatie compleet te maken, zodat de factuur correct en tijdig verstuurd kan worden.

Wat doe je?

Groeipad

In deze functie kan je al snel taken overnemen van de Project Controller en langzamerhand naar deze functie toewerken. Ook krijg je de vrijheid om andere taken op te pakken en om na te denken over procesverbeteringen. Zo kan je deelnemen aan AI-inspiratiesessies of bijvoorbeeld een cursus Power BI volgen.

Project Administrateur

Project Controller

Werken bij Trustanbouw

Trustanbouw is een bouwbedrijf met een specialisatie in middelgrote tot grote renovaties in de Randstad, opgericht in 2007. Van renovatie tot restauratie en verbouwing, wij begeleiden onze klanten vanaf het eerste ontwerp tot aan het onderhoud. We zijn een meedenkend bouwbedrijf met redelijke uurtarieven, ouderwets vakmanschap en strak en gedegen projectmanagement. Kortom: een modern, flexibel en transparant bouwbedrijf. We werken met 125 ambachtelijke vaklieden en hebben onze eigen timmerfabriek.

Sinds onze oprichting hebben we meer 2000 projecten afgerond, voor woonhuizen van particulieren maar ook voor vastgoedeigenaren en horecabedrijven. Zo hebben we een zeer grote en trouwe klantenkring opgebouwd, bestaande uit klanten die ons vrijwel allemaal via tevreden familieleden, vrienden of collega's hebben gevonden.

• Hoofdkantoor in Utrecht
• 160 medewerkers
• Gem. leeftijd 40 jaar
• Thuiswerkmogelijkheden in overleg
• 13% / 87% (kantoor)