Ondersteunende Aanbestedingsfunctionaris vacatures

Waar ga je werken?

Jouw standplaats is het hoofdkantoor van Olympia in Hoofddorp. Bij ons werk je in een hybride werkomgeving, waarbij we minimaal drie dagen per week op kantoor werken. We geloven in de kracht van persoonlijke interactie en samenwerking. In deze rol rapporteer je aan de manager van de afdeling Bid & Salessupport. Het team binnen bidmanagement & Sales Support is momenteel in opbouw en gezamenlijk streef je met de rest van de organisatie er dagelijks naar om iedere dag 1% te verbeteren.

Wat ga je doen?

Voor onze afdeling Bidmanagement zijn wij op zoek naar een gedreven Bid Support Medewerker die onze bidmanagers en bidwriters ondersteunt bij het realiseren van winnende offertes.  

In deze veelzijdige rol werk je nauw samen met verschillende interne afdelingen en zorg je ervoor dat het aanbestedings- of offertetraject soepel, gestructureerd en professioneel verloopt. 

Je hebt een scherp oog voor detail, bent communicatief sterk en vindt het leuk om te organiseren, structureren en coördineren. Dankzij jouw ondersteuning kunnen onze bidprofessionals zich volledig richten op de inhoud en strategie van aanbestedingen en grote commerciële trajecten.

In deze rol ga jij:

• Ondersteunen van Bidmanagers Bidwriters en de Manager Bidmanagement bij het opstellen en indienen van offertes en aanbestedingen
• Verzorgen van administratieve werkzaamheden rondom aanbestedingen, zoals registraties, rapportages, archivering en verslaglegging
• Het voorbereiden van formats, standaarddocumentatie en templates
• Beheren van documentatie en portals (bijvoorbeeld TenderNed en Mercell)
• Ondersteunen bij kwaliteitscontroles, lay-out werk en eindredactie
• Afstemmen met interne afdelingen voor het verkrijgen van benodigde informatie
• Signaleren van knelpunten en meedenken over procesverbeteringen binnen Bidmanagement

Wie ben je?

Je bent een proactieve en nauwkeurige professional die het overzicht weet te bewaren, zelfs wanneer deadlines rondom aanbestedingen en tenders elkaar snel opvolgen. Je werkt gestructureerd, houdt overzicht en krijgt energie van het ondersteunen van collega’s in een dynamische omgeving. Je bent servicegericht, denkt vooruit en vindt het leuk om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden. Dankzij jouw nauwkeurigheid en positieve instelling kunnen Bidmanagers op jou bouwen.

Daarnaast beschik je over: 

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een commerciële of administratieve richting
• Ervaring in een commercieel administratieve of ondersteunende rol
• Nauwkeurige en gestructureerde werkwijze
• Stressbestendig
• Sterke vaardigheden in MS Office (met name Word, PowerPoint)
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling
• Proactieve houding en het vermogen om meerdere taken tegelijk te managen

Wat mag je verwachten?

Bij Olympia staat de mens centraal. Je krijgt de kansen, vrijheid en verantwoordelijkheid om werk van betekenis te doen. Ondernemerschap en persoonlijke groei zitten in onze cultuur. Dat betekent dat we je uitdagen, investeren in je persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden bieden.  

• Werken voor Olympia, dat betekent dit voor jou: 
• Voel je gewaardeerd in een omgeving waar iedereen welkom is. 
• Maak, samen met ons, werk van je persoonlijke groei en ontwikkeling. 
• Haal energie uit onze unieke ‘wij-maken-het-waar’ cultuur. 
• Haal persoonlijke en maatschappelijke betekenis uit werk. 

En verder bieden we je uiteraard: 

• Een dienstverband van 32, 36 of 40 uur per week. Jij bepaalt wat het best bij je past. 
• Een marktconform salaris (schaal 6/7) tussen € 2.730 - € 3.821, dit is afhankelijk van je kennis en ervaring. 
• Bonus aan het einde van het jaar op basis van organisatie- en persoonlijke prestatie. 
• € 105 netto bij een fulltime werkweek boven op jouw salaris in de vorm van ons 'Olympia Werkbudget'. 
• Bovengemiddeld veel vakantiedagen, 32.5 verlofdagen bij een 40-urige werkweek. 
• Een laptop en smartphone om je werk goed te kunnen uitvoeren. 
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een gunstige pensioenregeling en korting op de zorgverzekering. 
• Eens per jaar een “Dag van betekenis”. Een vrije dag die je volledig zelf invult om iets te doen wat veel voor je betekent. 

Bij Olympia geven we onze collega’s de mogelijkheid om drie officiële feestdagen per jaar om te ruilen voor een andere culturele of religieuze dag die voor hen belangrijk is. 

Geïnteresseerd?

We kijken uit naar je sollicitatie. Wil je meer weten over de functie Bid Support Medewerker? Onze Corporate Recruiter Matthieu van der Velde staat voor je klaar en is bereikbaar via 06-22411982! Solliciteren kan via corporaterecruitment@olympia.nl.