Advies of Consultancy vacatures in Cothen

Procesinrichting en projectleider

Specialisme

Uren

Startdatum

Einddatum

Locatie

Over deze functie

Opdrachtomschrijving

Opdracht: Fase 2 - Procesinrichting JGC / Start schooljaar / Digitalisering inlogcodes

Huidige situatie

Het Jeugdplanbureau haalt leerling gegevens (zoals namen van leerlingen, geboortedata, etc.) uit BRON DUO en ontvangt aanvullende klasinformatie rechtstreeks van de scholen.

Deze gegevens worden door Jeugdplanbureau digitaal verwerkt. Vervolgens worden inlogcodes aangemaakt en toestemmingsbrieven gegenereerd, die handmatig per leerling worden geprint, ingepakt en fysiek verstuurd of bezorgd.

Leerlingen gebruiken deze inlogcodes om toegang te krijgen tot het huidige JGC-platform van leverancier QuestioCare.

Gewenste situatie

We willen het volledige proces van gegevensverwerking, codegeneratie en communicatie digitaliseren en automatiseren, met als doel:

Minder handmatige handelingen binnen JPB;

Een foutlozer, sneller en veiliger proces;

Eenvoudigere toegang voor leerlingen en scholen;

Betere afstemming en gegevensuitwisseling met ketenpartners (VO-scholen in de regio Utrecht).

Er wordt onderzocht welke digitaliserings- en automatiseringsmogelijkheden er zijn, inclusief de benodigde aanpassingen in systemen, processen en samenwerking.

Aanbevelingen vanuit fase 1

Vanuit Fase 1 zijn er al een 7-tal aanbevelingen gedaan:

Gaandeweg het project zijn er verschillende verbeterkansen gesignaleerd die meer tijd, samenwerking en investeringen vergen.

Een belangrijke kans ligt in het verkleinen van de afhankelijkheid van de klasbenamingen, die scholen doorgaans op vrijwillige basis en pas vlak voor oktober aanleveren. Op dit moment is het start-schooljaarproces daar sterk van afhankelijk. Door de processen anders in te richten, bijvoorbeeld door te plannen op basis van klassen in plaats van met inlogcodes, kan dit knelpunt worden verkleind. In deze alternatieve werkwijze worden vragenlijsten in Questio op klasniveau klaargezet. Leerlingen vullen die in op basis van geboortedatum en volledige naam. Hierdoor wordt het gebruik van inlogcodes overbodig. Het systeem kan automatisch matchen, en alleen bij onjuiste invoer is handmatige correctie nodig. Dit vraagt wel een aanpassing in QuestioCare, een wens die inmiddels door meerdere GGD'en is uitgesproken.

Daarnaast hangt verdere optimalisatie van interne processen nauw samen met digitalisering en robotisering. Het is belangrijk om zorgvuldig te onderzoeken welke digitaliseringsslag het meeste kans van slagen heeft. Dit vraagt om verkenning van verschillende oplossingsrichtingen in samenwerking met de werkgroep JGC en het kernteam VO. Per optie zou een risicoanalyse moeten worden opgesteld, met expliciete aandacht voor de benodigde ondersteuning vanuit team DIA. Alleen met goede technische inbedding en duidelijke werkinstructies kan de digitale inrichting duurzaam, effectief en werkbaar worden gemaakt.

Denkbare oplossingsrichtingen zijn onder andere:

Inlogcodebrieven per school/klas klaarzetten op een GGDrU-server, beveiligd met een wachtwoord dat apart aan de school wordt verstrekt;

Het versturen van inlogcodes naar schoolmailadressen, gedeeld door de leerlingadministratie;

Het eerdergenoemde plannen op basis van klassen zonder inlogcodes;

Digitale verstrekking van inlogcodes via het klantportaal van Iuvenelis;

De ontwikkeling van een capaciteitstool, waarmee de schoolplanning en inzet van JGZ-professionals inzichtelijker en beter planbaar worden;

Automatisering van mailverzendingen naar mentoren.

Niet werken van sept0juli, maar van okt-september

Door deze opties zorgvuldig te onderzoeken en met de betrokken teams tot een weloverwogen keuze te komen, kan het proces slimmer, minder foutgevoelig en gebruiksvriendelijker worden ingericht.

Opdracht aan de projectleider

De projectleider is verantwoordelijk voor het leiden van fase 2: procesinrichting en digitalisering.

De opdracht omvat :

Het in kaart brengen van het huidige proces ("as is") en het ontwerpen van het gewenste proces ("to be");

De 7-tal aanbevelingen verder uitdiepen;

Wat is haalbaar met de huidige robot zowel zowel qua businesscase/beheertijd als automatisering;

Hoe werken het proces en het systeem Iuvenelis optimaal samen:

Het coördineren van de samenwerking tussen JPB, scholen en externe leveranciers (zoals QuestioCare);

Het opstellen van een plan voor digitalisering en automatisering, inclusief fasering, impactanalyse en haalbaarheidsadvies;

Het bewaken van voortgang, kwaliteit, risico's en budget;

Het voorbereiden van de implementatie van het vernieuwde proces en Powerapp (planproduct) voor de start van het nieuwe schooljaar (doorgetest);

Borging gedurende het jaar implementeren.

Profiel Projectleider - Fase 2 Digitalisering JGC

Doel van de functie

De projectleider zorgt voor een efficiënte inrichting en digitalisering van het JGC-proces, zodat JBP en de VO scholen kunnen werken met een toekomstbestendig, geautomatiseerd systeem.

Verantwoordelijkheden

Voortgang bewaken - Monitoren van de planning, oplossen van knelpunten en zorgen dat doelen binnen tijd, scope en budget worden gerealiseerd.

Communicatie en afstemming - Fungeren als centraal aanspreekpunt voor alle stakeholders: JPB, scholen, leveranciers en projectteamleden.

Teamleiding en samenwerking - Aansturen, motiveren en verbinden van betrokken collega's en partners; zorgen voor duidelijke afspraken en terugkoppeling.

Planning en budgetbeheer - Opstellen en bewaken van een realistische projectplanning en begroting.

Verantwoordelijkheid en rapportage - Eindverantwoordelijk voor oplevering van de projectresultaten en rapportage aan de werkgroep en/of opdrachtgever.

Gewenst profiel

Ervaring met procesoptimalisatie en digitaliseringsprojecten in het onderwijs of (semi-)publieke sector;

Bekend met gegevensuitwisseling (BRON DUO) en/of onderwijslogistieke processen;

Sterke communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht richting verschillende stakeholders;

Resultaatgericht, gestructureerd en analytisch;

Affiniteit met ICT, privacy en informatiebeveiliging.

Tijdslijn

Voor de duur van een half jaar. Start per dec/januari tot begin zomervakantie. Eventueel met afbouw en nog een stukje monitoring livegang september en oktober. 20-24 uur per week.

Neem gerust contact op met onze collega's van recruitment!