Administratief Medewerker Facturering vacatures in de branche Handel of Groothandel

Employee Accounts Payable bij coolworld

Al 30 jaar helpt Coolworld haar zakelijke klanten met huuroplossingen voor temperatuurbeheersing. Vanuit vestigingen, logistieke depots en servicepunten in Europa staan zo'n 180 collega's 24/7/365 voor onze klanten klaar.

Ben jij toe aan een uitdaging?

Al 30 jaar helpt Coolworld haar zakelijke klanten met huuroplossingen voor temperatuurbeheersing. Vanuit vestigingen, logistieke depots en servicepunten in Europa staan zo'n 180 collega's 24/7/365 voor onze klanten klaar.

Word jij onze nieuwe Employee Accounts Payable?

Als medewerker Accounts Payable ben je verantwoordelijk voor een correcte en tijdige verwerking van inkomende facturen. Je zorgt voor een goed beheer van de crediteurenadministratie en ondersteunt de maand- en jaarafsluiting. Deze rol vereist nauwkeurigheid, stabiliteit en een leergierige instelling.

Onze collega's aan het woord

We hebben een aantal collega's van ons aan het woord gelaten.

Dat is werken bij Coolworld. Sociaal, omdat we elkaar helpen en successen samen delen en vieren. En omdat we jou waarderen en je alle kansen gunnen. Kom je eens langs voor een vrijblijvende kop koffie?

• Administratieve ondersteuning en rapportage
• Bewaken van interne procedures en compliance
• Stakeholdermanagement en samenwerking

Als Accounts Payable bij Coolworld ben je verantwoordelijk voor het verwerken, controleren en tijdig betalen van onze inkomende facturen. Dit houdt in: het registreren van facturen, controleren op juistheid (bijvoorbeeld t.o.v. inkooporders), voorbereiden en uitvoeren van betalingen, contact onderhouden met leveranciers bij vragen of afwijkingen, en het bijhouden van een correcte en up-to-date crediteurenadministratie. Daarnaast ondersteun je bij financiële afsluitingen en zorg je dat interne richtlijnen en fiscale regels worden nageleefd.

Jouw taken en verantwoordelijkheden samengevat

• Verwerken en controleren van inkomende facturen op juistheid en volledigheid.
• Boeken van facturen in Microsoft Dynamics 365.
• Zorgdragen voor tijdige betaling van facturen.
• Beheren en up-to-date houden van de crediteurenadministratie.
• Voorbereiden en (laten) indienen van periodieke btw-aangiftes en ICP-opgaven.
• Assistentie bij maand- en jaarafsluiting.
• Correcte registratie en verwerking van inkomende facturen.
• Tijdige uitvoering van betalingsrondes.
• Ondersteuning bij financiële afsluitingen.

• Voor deze functie staat een heel mooi salaris afhankelijk van je diploma's en ervaring.

• Je krijgt van ons 30 vakantiedagen. We vinden het namelijk ook belangrijk dat jij af en toe je rust kunt pakken.

• Werken bij een gerenommeerde werkgever en deelname aan een pensioenregeling. Je profiteert van korting dankzij een collectieve ziektekostenverzekering.

• We hebben een goed secundaire arbeidsvoorwaardenpakket voor je klaarliggen.

• Maar ook krijg je korting op je sportschoolabonnement, een leuke kerstborrel inclusief kerstpakket, een fietsplan, een zomer BBQ en de vrijdagmiddagborrel!

• Je hebt MBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een financiële opleiding.

• Je hebt ervaring met boekhoudsoftware, bij voorkeur Dynamics 365.

• Het is bijna vanzelfsprekend maar je hebt ervaring met MS Office toepassingen (Outlook, Excel, Word).

• Goede beheersing van Nederlands en Engels. Duits en Frans zijn een pré.

• Je hebt een actieve werkhouding, focus op stabiliteit, je bent nauwkeurig, resultaatgericht en leergierig.

Ontwikkel jezelf bij coolworld

Je hebt nu meer verantwoordelijkheid binnen het team. Je behandelt complexere dossiers en facturen. Verder kun je ook evt. de begeleiding doen van junior collega's.

Je kunt nu een (klein)team aansturen als je leidinggevende ambities en skills hebt. Verder het coördineren van alle payable werkzaamheden tot je taken. Je Rapporteert aan de finance manager.

Je bent in deze rol verantwoordelijk voor het gehele crediteurenproces. Ook het optimaliseren van processen, systemen en interne controles behoren tot je werk. En je kunt natuurlijk nog internationaal binnen Coolworld!

De week start met een overleg met het payable team. Hierna ga je inkomende facturen het weekend controleren.

Hierna ga je bezig met het inboeken van nieuwe facturen in het systeem. Daarna is de eerste controle op volledigheid en juistheid (factuurnummers, btw, PO-nummers) aan de beurt.

Na de lunch in ons bedrijfsrestaurant ga je mails beantwoorden van leveranciers. Vergeet je niet een lekkere kop koffie te nemen?

Aan het einde van de middag ga je verder met het matchen van facturen met inkooporders (dit noemen we 3-way matching). Hierna is het mooi geweest voor vandaag en zit de werkdag erop.

Deze dag begint met een kort contact met inkoop voor ontbrekende goedkeuringen. Daarna ga je verder met het aanmaken van creditnota's of corrigeren van foutieve boekingen.

Je hebt tijd voor het updaten van de openstaande postenlijst. hierna ga je bezig met het voorbereiden van de wekelijkse betaalrun.

Na de lunch heb je een untern overleg met de controller over prioriteiten en planning. Hierna ga je verder met het controleren van leveranciersdata (IBAN, btw-nummer, betalingstermijn).

Tijd voor het verzenden van betaalherinneringen en afstemming met collega's over dispuutfacturen. Hierna ga je naar huis.

Je start de dag met het uitvoeren en controleren van betalingen via banksoftware of ERP. Nu je toch bezig bent doe je ook een controle op dubbele betalingen en blokkades.

Je geeft nu ondersteuning bij de voorbereiding van maandafsluiting (zo komen de kosten in juiste periode).

Je rapporteert de openstaande facturen aan je finance/leidinggevende. Hierna ga je opruimen, nog kort controleren en daarna is het tijd voor afronden van weektaken.

Mooi om zo samen de week af te sluiten.

Maar is het niet veel mooier dan onze collega's te vragen wat het werken bij Coolworld nu zo bijzonder en leuk maakt!

Het 1e gesprek heb je met onze recruiter of iemand van HR. Als het klikt krijg je hierna gelijk een rondleiding door ons bedrijf.

Als we beide na een nachtje slapen nog steeds enthousiast zijn, nodigen we je uit voor een 2e gesprek. Deze zal gaan over wat specifieke uitleg over het werk, de verwachtingen en de arbeidsvoorwaarden.

Dan maken wij het contract op en komt je tekenen.

Benieuwd wat onze mensen vinden van het werken bij Coolworld?

Dat zijn met name de collega's, er heerst een erg leuke en fijne sfeer. De contacten zijn goed, en er is veel humor.

Bij Coolworld Rentals werk je in een snel veranderende omgeving waar geen dag hetzelfde is. Dit houdt het werk interessant en uitdagend. Binnen Coolworld heb ik ook de kans gekregen om een fantastisch team te leiden en te coachen. Het motiveert enorm hoe Coolworld openstaat voor persoonlijke groei en ontwikkeling. Je carrière heb je hier binnen Coolworld in eigenhand.

Bij Coolworld heerst een familiaire sfeer. Collega's ondersteunen elkaar met enthousiasme, denken actief mee en staan altijd klaar om te helpen. Dit creëert een omgeving waarin je je gewaardeerd en geïnspireerd voelt.

De uitdaging in het werk en de doorgroeimogelijkheden. Werken met leuke, behulpzame en enthousiaste collega's. En uiteraard de leuke bedrijfsuitjes die georganiseerd worden (kick-off, kerstfeest etc).

De is de afwisseling in de werkzaamheden. Maar met name de sfeer en collega's maken het werken bij Coolworld zo leuk en fijn. Ik kan echt zeggen dat het als familie voelt!