Documentenbeheerder vacatures in Hengelo Ov

Functieomschrijving

Voor het team Functioneel en Informatiebeheer zijn we op zoek naar een enthousiaste Medewerker Postregistratie en Archivering. Jij werkt nauwkeurig, zorgvuldig en (bijna) foutloos. Je draagt dan ook graag de verantwoordelijkheid

die komt kijken bij de beoordeling, verdeling, digitalisering en registratie van alle poststukken die bij de gemeente Hengelo binnenkomen. Enthousiast geworden? Lees dan snel verder.

• €2441 - €3696 o.b.v. 36 uur en ervaring
• Opdracht voor 3 maanden, met kans op verlenging!
• Werken voor de Gemeente, via de Twentse Overheid!
• 18 uur per week, verdeeld over 5 dagen
• Uitgebreid takenpakket

De gemeente is op zoek naar een werknemer die deze rol kan vervullen en zich in de volgende punten herkent:

• Je hebt aantoonbaar MBO-niveau;
• Je bent vaardig in het omgaan met geautomatiseerde systemen en kunt nauwkeurig en zorgvuldig werken;
• Je bent integer en kunt vertrouwelijk omgaan met de informatie die je in handen krijgt. Je kunt goed luisteren en bent communicatief vaardig;
• Je hebt kennis en ervaring op het gebied van postregistratie en archivering in een (digitaal) zaaksysteem;
• Je werkt graag in teamverband maar kunt ook goed zelfstandig taken uitvoeren.

Je zorgt voor de juiste verdeling van poststukken, waarbij je het papieren document onmiddellijk omzet naar het digitale origineel via een foutloze digitalisatie en voorbereiding voor het zaaksysteem. Je leest elk stuk, beoordeelt de inhoud om het juiste zaaktype vast te stellen, en bepaalt of het een nieuwe zaak betreft of bij een bestaande hoort, waarna je de registratie voltooit.

Jouw verantwoordelijkheid gaat verder dan alleen postregistratie. Je bent de beheerder van de digitale archiefstrategie. Dit betekent dat je bij zowel de postregistratie als de uiteindelijke afronding van een zaak de juiste archivering waarborgt. Je controleert of de zaak, inclusief alle metadata en documenten, correct is vastgelegd en voert waar nodig aanpassingen door.

Daarnaast draag je bij aan de betrouwbaarheid van onze systemen. Je controleert samen met collega's de geautomatiseerde processen, zoals de automatische archivering en de print-robot, vaak via steekproeven. Je bent bovendien het dienstverlenende aanspreekpunt voor de hele organisatie als het gaat om vragen over postregistratie en archivering.

Je werkt nauw samen in een team, waar je, ondanks een eigen aandachtsgebied, altijd bereid bent bij te springen bij drukte.

• Je verzorgt de complete en foutloze stroom van inkomende en uitgaande post;
• Je bent verantwoordelijk voor de juiste (digitale) archivering van zaken, inclusief de beoordeling en correctie van metadata en documenten;
• Je bewaakt de correcte werking van geautomatiseerde processen (zoals automatische archivering en de print-robot) door middel van steekproeven;
• Je fungeert als expert en aanspreekpunt voor collega's over postregistratie en archivering

Het team waarvoor je gaat werken bestaat naast het cluster post en archief uit twee andere clusters.

Gemene deler tussen de drie clusters is: informatiebeheer!

Heb jij na het lezen van de vacature het idee dat dit dé functie is voor jou? Aarzel dan niet om meteen te sollicteren!

Je solliciteert via Tempo-Team, leuk! Om je sollicitatie af te ronden, maak je de eerste keer eenvoudig een account aan. Via je 'mijn Tempo-Team' account log je gemakkelijk in en solliciteer je de volgende keer nog eenvoudiger. Daarnaast vind je in je account de voortgang van je sollicitatie(s) en je persoonlijke gegevens. Dé manier dus om de best passende baan te vinden!