Medewerker Reisorganisatie (organiseren, Inkopen) vacatures in de branche Overheid of Non-profit

Werken voor Leidschendam Voorburg

Vacature

administratief medewerker met de focus op het Europees Subsidie Fonds

Salaris: €2564 - €3696

Uren: 20 - 20 uur per week

Sluitingsdatum: 22-12-2025

Word jij enthousiast van administratie en registeren van gegevens? Voor je graag controles uit en behoud jij het overzicht en ondersteun je graag subsidie processen? Dan zijn we op zoek naar jou!

Hoe doe jij ertoe?

• Het samenstellen van deelnemersdossiers ten behoeve van desubsidie-administratie
• Het ophalen van documenten uit o.a. de Suite voor Sociaaldomein en Suwinet
• Het controleren van deze documenten aan de hand van eenaantal criteria
• Het aanmaken van een digitaal deelnemersdossier en hetregistreren van gegevens in Excel
• Het opvragen van ontbrekende documenten bij de betreffendeinstantie(s) en zorgdragen voor een wekelijkse rapportage aan de .

Hoe ziet je dag er uit?

Het Europees Sociaal Fonds is een Europees instrument om werkgelegenheid te ondersteunen, mensen aan (beter) werk te helpen en te zorgen voor eerlijkere arbeidskansen voor EU-burgers. De subsidies zijn beschikbaar voor gemeenten en andere overheden.

Je maakt de keuze om de dag op kantoor of thuis te werken. Je gemiddelde werkdag bestaat uit het opzoeken van diverse bestanden zoals facturen en gegevens van deelnemers uit verschillende systemen van de gemeente. De gegevens sla je na controle op in een Excelbestand. Daar waar stukken ontbreken of incompleet zijn neem je telefonisch of per mail contact op met de betreffende partij. Dat kan een consulent van de gemeente zijn maar ook een externe partij die een dienst heeft geleverd aan de gemeente. Je zorgt ervoor dat het dossier compleet is met die documenten die relevant zijn voor de subsidieaanvraag. De verzamelde documenten sla je op in de diverse mappen. Periodiek overleg je met je naaste collega, de en de teamleider. Op woensdag is er werkoverleg waarin je de voortgang van jouw werkzaamheden bespreekt met de en waarin je afstemming hebt met je naaste collega over jullie werkzaamheden.

Wat breng je mee?

• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO-niveau (of vergelijkbaar op basis van werkervaring)
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met administratief werk, bij voorkeur bij een subsidie-instantie of gemeente
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
• Affiniteit met administratieve processen en geautomatiseerde gegevensverwerking
• Goed om te weten is dat we onze organisatiestructuur opnieuw vormgeven. Het is belangrijk dat onze manier van samenwerken aansluit bij de huidige uitdagingen en nieuwe ambities. We streven naar een logisch geheel en toekomstbestendige organisatie waarin iedereen goed tot zijn recht komt. Je bent bereid mee te bewegen in de veranderingen die plaats gaan vinden.

Wat doen we voor jou?

• Salaris van minimaal €2.483 en maximaal €3.595 per maand op basis van een 36-urige werkweek (schaal 6)
• In deze vaste baan start je met een tijdelijke arbeidsovereenkomst van 12 maanden
• Individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% van het salaris (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
• Persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden en studiefaciliteiten
• Thuiswerkmogelijkheden, een iPhone en laptop

Werk jij straks hier?

Werken voor Bedrijfsvoering (BV) is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega's helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, bestuursadvisering, inkoop, facilitaire zaken, en juridische zaken en bezwaar. Kortom, grote afwisseling in collega's én in het werk.