Office Manager vacatures in Bussum

Kinderfonds MAMAS zoekt een Medewerker Boekhouding & Office Management die niet alleen zorgvuldig met cijfers omgaat, maar ons werk ook een warm hart toedraagt. Iemand die overzicht houdt in complexe processen en bijdraagt aan een goed georganiseerde en prettige werkomgeving. En die begrijpt dat een betrouwbare financiële administratie bijdraagt aan iets groters: dat lokale MAMAS in Zuid-Afrika iedere dag kinderen in extreme armoede kunnen blijven ondersteunen.

In deze rol ben je de rechterhand van de Manager Bedrijfsvoering & Partner Compliance en hebben jullie samen een sleutelrol in de continuïteit van onze organisatie.

Over Kinderfonds MAMAS
Kinderfonds MAMAS werkt samen met lokale vrouwen in Zuid-Afrika – de MAMAS – die zich dagelijks inzetten voor kinderen in extreme armoede. Zij bieden voeding, zorg, onderwijs en veiligheid, vanuit hun eigen gemeenschap. Vanuit Nederland ondersteunen wij dit werk met fondsenwerving, communicatie en een solide organisatie.

Jouw rol
Als Medewerker Boekhouding & Office Management ben je primair verantwoordelijk voor het zelfstandig voeren en beheren van de financiële administratie. Je zorgt ervoor dat de cijfers dagelijks actueel en betrouwbaar zijn.

Het unieke aan deze functie is de verantwoordelijkheid rondom continuïteit. Bij afwezigheid van de Manager Bedrijfsvoering fungeer jij als waarnemer voor essentiële financiële processen, zoals het klaarzetten en uitvoeren van betalingen, inclusief salarissen, en het bewaken van de liquiditeit. Daarnaast zorg je als Office Manager voor een goed georganiseerde facilitaire organisatie en een prettige werksfeer op kantoor.

Wat ga je doen?
Beheer financiële administratie

• Volledig zelfstandig voeren van de administratie (grootboek, debiteuren en crediteuren) in Exact Online.
• Bewaken van tussenrekeningen en het proactief oplossen van verschillen of vraagposten zonder directe tussenkomst van de Manager.
• Coderen, controleren en boeken van alle kostenfacturen via scan-en-herken (Blue10) en het najagen van interne fiatteringen.
• Beheren van de sub-administraties voor creditcards (Pleo) en reizen (Perk) en zorgen voor een correcte aansluiting op de boekhouding.
• Assisteren bij de maand- en kwartaalafsluitingen en het voorbereiden van specificaties voor de jaarrekening.

Betalingsverkeer en vervanging

• Wekelijks samenstellen van de betaalbatch en deze klaarzetten bij de bank.
• Fungeren als volledige back-up voor de Manager Bedrijfsvoering tijdens vakanties of ziekte voor wat betreft het betalingsverkeer.
• Zelfstandig (of in mandaat) uitvoeren van betalingen, inclusief vertrouwelijke salarisbetalingen en betalingen aan Zuid-Afrikaanse partners, om de continuïteit van de organisatie te borgen.
• Bewaken van saldo-posities en tijdig signaleren van liquiditeitsbehoeften.

HR- en salarisadministratie

• Voorbereiden van de maandelijkse salarismutaties ten behoeve van de externe salarisverwerker.
• Beheren van vertrouwelijke personeelsdossiers en zorgen voor correcte aanmeldingen bij pensioenfonds en verzekeraars.
• Registreren en monitoren van ziekteverzuim en verlofuren in het HR-systeem.

Office management en facilitair

• Eindverantwoordelijk voor de representativiteit en het facilitaire reilen en zeilen van het kantoor.
• Onderhouden van contacten en contracten met facilitaire leveranciers (verhuurder, schoonmaak, catering, ICT-hardware).
• Organiseren van interne evenementen zoals borrels en teamdagen en het verzorgen van attenties bij lief en leed.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor collega’s voor alle niet-primaire zaken, zoals ICT-uitgifte en kantoorbenodigdheden.

Wie ben jij?
Je bent zorgvuldig, betrouwbaar en werkt graag zelfstandig. Je voelt je verantwoordelijk voor processen die ertoe doen en combineert nauwkeurigheid met een dienstverlenende houding richting collega’s.

Dit breng je mee

• Mbo+- of hbo-werk- en -denkniveau met een gedegen opleiding in boekhouden, bijvoorbeeld PDB.
• Minimaal vijf jaar ervaring in een allround financiële administratieve functie met een hoge mate van zelfstandigheid.
• Uitstekende beheersing van Exact Online en scan-en-herken software zoals Blue10.
• Ervaring met het voorbereiden van salarisadministraties is een pre.
• Digitale vaardigheden, waaronder Excel, SaaS-oplossingen en Google Workspace.

Dit typeert jou

• Betrouwbaar en integer: je werkt met gevoelige financiële en persoonsgegevens.
• Zelfstandig: je ziet werk liggen en lost problemen zelf op.
• Accuraat: je werkt foutloos, ook onder tijdsdruk.
• Dienstverlenend: je combineert cijfers met zorg en aandacht voor het team.

Wat bieden wij?

• Een betekenisvolle functie binnen een betrokken organisatie.
• Veel zelfstandigheid en vertrouwen in jouw rol.
• Een prettige en informele werksfeer.
• Een goed marktconform salaris, passend bij je ervaring.
• Flexibele werktijden (20–24 uur per week).

Interesse?
Wil jij met jouw kennis en nauwkeurigheid bijdragen aan het werk van Kinderfonds MAMAS en de MAMAS in Zuid-Afrika ondersteunen? Dan maken we graag kennis met je. Stuur je motivatie en cv naar patrick@kinderfondsmamas.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.