Secretaresse vacatures in de provincie Noord-Holland

Logo Gemeente AmsterdamLogo Gemeente Amsterdam

Management ondersteuner

Vast

Uren per week 32-36 uur Plaatsingdatum 18-12-2025 Vacaturenummer CA10057100 Werk- en denkniveau MBO Salarisniveau € 3.113,- tot € 4.383,- Aantal fte 1 Sluitingsdatum 12-01-2026 Uren per week 32-36 uur Plaatsingdatum 18-12-2025 Vacaturenummer CA10057100 Werk- en denkniveau MBO Salarisniveau € 3.113,- tot € 4.383,- Sluitingsdatum 12-01-2026 Aantal fte 1

1. Management ondersteuner

• Mooie rol om de administratieve spil te zijn binnen de afdeling Infectieziekten. Je bent een organisatietalent!
• Samen met je collega's laat je de dagelijkse gang van zaken op rolletjes lopen. Geen dag is hetzelfde.
• Werken in een team van betrokken collega's waar er ruimte is voor ontwikkeling en waar je elke dag uitgedaagd wordt om het beste uit jezelf te halen.

De functie

In de functie van Management ondersteuner ben je verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële, administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden. Je bent een centraal aanspreekpunt binnen de afdeling en ondersteunt het afdelingshoofd met de agenda en de dagelijkse werkzaamheden. Je werkt in een team van collega's waarbij jullie onderling overkoepelende werkzaamheden voor de hele afdeling kunnen verdelen.

Dit doe je op een gemiddelde dag

• Verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning aan het hoofd van de afdeling Infectieziekten, inclusief agendabeheer, e-mailbeheer en voorbereiding van (MT) vergaderingen en bijeenkomsten.
• Notuleren van management- en team overleggen en zorgdragen voor een goede opvolging van actiepunten.
• Ondersteunen van het management bij personele, financiële en materiële zaken, zoals het invoeren van bestellingen, contracten en het voorbereiden van factuurgoedkeuringen in de systemen van de GGD Amsterdam.
• Regelen van facilitaire en organisatorische zaken voor (nieuwe) medewerkers, zoals ICT-accounts, toegangspassen en het fungeren als vraagbaak voor algemene afdelingszaken.
• Actief bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen binnen het secretariaat en de afdeling, samen met de teammanager, teamleiders en collega's.
• Samenwerken met collega's aan een efficiënt, overzichtelijk en slim ingerichte werkwijze met duidelijke prioriteiten.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

GGD Amsterdam is de publieke gezondheidsorganisatie van Amsterdam en staat al 122 jaar midden in de maatschappij. Samen met circa 1800 collega's maken we ons sterk voor een goede mentale gezondheid, beschermen we tegen infectieziektes en zorgen we voor een gezonde leefomgeving. Dit doen we door onderzoek en door het geven van advies, hulp en voorlichting om gezonde keuzes makkelijker te maken. Ook zijn we inzetbaar bij crisissituaties en houden we toezicht op de publieke gezondheid.

Je komt te werken in het team Bedrijfsvoering van de afdelingen Infectieziekten (IZ) en Leefomgeving (LO). Naast managementondersteuners zijn hier ook collega's werkzaam op het vlak van kwaliteit, financiën en informatievoorziening. Vanuit het team Bedrijfsvoering ben je werkzaam voor een aantal teams binnen IZ, maar voor 1 (of 2) teams ben jij het eerste aanspreekpunt.

De afdeling Infectieziekten bestaat uit subafdelingen, de zogenaamde teams die apart worden aangestuurd door een teammanager: Algemene infectieziekten, Hygiëne en Infectiepreventie, het Centrum voor seksuele gezondheid, Tuberculosebestrijding, Onderzoek en preventie, Corona, het Streeklaboratorium en een Bedrijfsbureau. In totaal bestaat de afdeling uit circa 450 medewerkers. Het team Bedrijfsvoering werkt dus ook voor de afdeling Leefomgeving en het team Inspectie.

Dit breng je mee

Voor deze functie Management ondersteuner beschik je over:

• Een afgeronde mbo-4 opleiding in de richting van secretaresse of management assistent.
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een functie als management assistent of secretaresse voor een afdelingshoofd of manager, waarbij je onder meer verantwoordelijk was voor complex agendabeheer en een breed pakket aan secretariële ondersteunende werkzaamheden. We zien dit graag toegelicht op je c.v.
• Je hebt gewerkt in een publieke/non-profit omgeving zoals de zorg, onderwijs of een overheidsorganisatie. Licht dit toe in jouw motivatiebrief.
• Minimaal 3 jaar ervaring en vaardigheid met de juiste ICT skills, zoals Word, Excel, Powerpoint, Outlook, MS Teams/Sharepoint.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen en prioriteren : Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. Een organisatietalent (slim en efficiënt werken).
• Klantgerichtheid : Speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken : Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team.
• Stressbestendig : Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

Dit bieden we jou

Als Management ondersteuner kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen €3.171,- en €4.464,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijk inzet
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.
• Een mobiele telefoon en laptop.