Office Manager vacatures

Guidion logo

Backoffice medewerker + Officemanager MedWay

• Facility

Vacature details Solliciteren

Functieomschrijving

Dit is MedWay

Persoonlijk. Passie. Zorgvuldig. Dat zijn sinds 2001 de drie pijlers van onze organisatie voor personeel en projecten binnen de gezondheidszorg. MedWay zorgt voor de juiste mensen op de juiste plek en voor een soepel draaiende organisatie daarachter. Want waar onze zorgprofessionals in de frontlinie staan, zorg jij er achter de schermen voor dat alles tot in de puntjes geregeld is.

MedWay - Omdat zorg ook anders kan. MedWay valt onder Guidion.

MedWay groeit. Ga jij samen met ons zorgen dat alles op én rond kantoor strak geregeld is?

Bij MedWay staat het persoonlijke karakter en de passie voor het vak centraal. Wij geloven dat zorg ook anders kan en dat begint bij een goed georganiseerd kantoor. Ons team blijft groeien en wie weet ben jij wel de backoffice medewerker + office manager die wij zoeken.

Wat ga je doen?

Als backoffice medewerker + office manager ben jij het organisatorische hart van MedWay. Jij zorgt dat alles achter de schermen klopt: van contracten tot systemen en van kantoorbenodigdheden tot de vergaderingen. Je houdt overzicht, signaleert wat beter kan en pakt dat zelfstandig op.

Je bent verantwoordelijk voor ons kantoor in Nijkerk en voor een breed pakket aan backoffice taken. Je werkt nauw samen met je collega's van de backoffice, finance, de fieldmanagers en teamleiders. Dankzij jouw oog voor detail, structuur en mensen loopt de dagelijkse operatie soepel en voelen collega's en bezoekers zich welkom.

Jouw belangrijkste taken & verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Verantwoordelijk voor een soepel draaiend kantoor: ontvangst van gasten, facilitaire zaken, bestellingen en praktische organisatie.

• Uitvoeren en verbeteren van backoffice processen, zoals administratieve vastlegging, documentatie en het bijhouden van systemen.

• Schakel tussen verschillende afdelingen (backoffice, finance, fieldmanagers, teamleiders) en zorgen dat informatie op de juiste plek terechtkomt.

• Signaleren van knelpunten in werkprocessen en met oplossingen komen: jij denkt altijd een stap vooruit.

• Ondersteunen bij (interne) events, overleggen en teamactiviteiten op kantoor.

Deze functie is zo leuk en uitdagend omdat je echt het verschil maakt in de dagelijkse praktijk. Je bent breed betrokken, je schakelt met veel collega's én hebt ruimte om dingen slimmer, leuker en efficiënter te organiseren. Zie jij iets wat beter kan? Dan krijg je bij MedWay de ruimte om het ook daadwerkelijk aan te pakken.

Wat verwachten we van je?

• Je kent onze belangrijkste processen, systemen en collega's.

• Je hebt zicht op wat er beter kan in de backoffice en op kantoor en hebt de eerste verbeteringen al doorgevoerd.

• Je hebt een stabiele basis neergezet in de dagelijkse kantoororganisatie: iedereen weet je te vinden en vertrouwt op jouw overzicht.

Uitdagingen in deze rol

Het is een rol met veel verschillende taken, prioriteiten en ad hoc vragen. Je moet dus goed kunnen schakelen, overzicht houden en nauwkeurig blijven werken. Er gebeurt veel tegelijk: juist daar krijg jij energie van.

Vereisten

Wie ben jij?

Je bent een proactieve aanpakker die graag vooruitdenkt. Je vindt het leuk om structuur aan te brengen, je voelt je verantwoordelijk en je houdt ervan als dingen gewoon goed geregeld zijn. Je hebt oog voor mensen, maar ook voor details.

• Je hebt ongeveer 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol (bijvoorbeeld backoffice, officemanagement, support of administratieve functie).

• Je werkt en denkt op MBO+/HBO niveau.

• Je bent 32-40 uur per week beschikbaar.

• Je werkt op kantoor in Nijkerk; een rijbewijs is handig om makkelijk op locatie te komen.

Jij herkent jezelf in deze eigenschappen:

• Proactief: je wacht niet af, maar onderneemt zelf actie.

• Punctueel: je werkt zorgvuldig en houdt overzicht in je taken en administratie.

• Persoonlijk: je vindt het belangrijk dat collega's zich welkom voelen bij jou.

• Goed kunnen schakelen: tussen afdelingen, taken en prioriteiten.

• Focus: ook als het druk is, weet jij wat er eerst moet gebeuren.

Wat bieden we jou?

Je komt terecht in een open en sfeervol team waar veel wordt gelachen en waar ruimte is om jezelf te zijn. Je werkt samen met je collega's van de backoffice, finance, de fieldmanagers en teamleiders. Alle afdelingen zijn op kantoor aanwezig, dus je hebt korte lijnen en veel contact met iedereen.

De werksfeer? Informeel, persoonlijk en betrokken. We zijn serieus in ons werk, maar luchtig in de omgang.

Leuke dingen die we doen:

• Fun: denk aan borrels, gezellige teamactiviteiten en momenten waarop we samen successen vieren. We vinden het belangrijk dat werken ook gewoon leuk is.

• Werk: we zijn continu bezig met verbeteren: van processen tot systemen. Als team zijn we trots op de stappen die we maken in professionalisering en efficiëntie, en jij speelt daar straks een belangrijke rol in.

En verder kun je rekenen op:

• Een passend salaris van €3.100,- tot €3.850,- op basis 40 uur en van jouw werkervaring.

• Een omgeving waarin initiatief en ideeën echt worden gewaardeerd.

• Veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte om je rol zelf mee vorm te geven.

• De kans om binnen een platte en persoonlijke organisatie mee te bouwen aan de verdere groei van MedWay.

Solliciteren