Administratief Assistent vacatures bij Rijksuniversiteit Groningen

Management/Office-assistent

Ben jij een gemotiveerde managementassistent die energie krijgt van plannen en organiseren? Weet jij hoe je het overzicht behoudt over je taken en deadlines? Lijkt het je interessant om een onderzoeksgroep te ondersteunen?

Voor het onderzoeksinstituut Zernike Institute for Advanced Materials (Faculty of Science and Engineering) zijn we op zoek naar een proactieve managementassistent die kritisch kan denken, het leuk vindt om spin in het web te zijn en in staat is om zelfstandig én samen te werken in een prettige werkomgeving. Iemand die een steentje wil bijdragen aan de organisatie van onderzoek en onderwijs bij een top 100 universiteit.

Faculty of Science and Engineering

Solliciteer uiterlijk: 26 februari 2026

0.8 - 1 fte

€3.029 - €3.623

Management/Office-assistent

https://werkenbij.rug.nl/vacature/management-office-assistent-1721/

Wat ga je doen?

De Management/Office-assistent verricht organisatorische, administratieve en secretariële taken.

De werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Organiseren en notuleren van vergaderingen en technische werkbesprekingen, voornamelijk in het Engels.
• Diverse zaken op HR-gebied, waaronder ondersteuning bij werving/registratie van nieuwe medewerkers, overzien van administratie van ziekteverzuim en verlof, plannen van functioneringsgesprekken.
• Urenregistraties voor projecten.
• Bijhouden van de financiën van de basiseenheden.
• Archiveringswerkzaamheden (publicaties, andere output, resultaten studenten en promovendi).
• Algemene secretariële werkzaamheden (telefoon, agendabeheer, post, correspondentie, facilitaire zaken, etc.).
• Beheren van werkplekken.
• Organiseren van bijeenkomsten en events.
• Ondersteunen van reisplanning voor bijvoorbeeld congresbezoek.
• Aanspreekpunt voor medewerkers, PhD's en studenten voor allerhande praktische zaken.
• Ontvangen gasten en nieuwe medewerkers.
• Websitebeheer en nieuwsbrieven.
• Onderwijsondersteuning.

Faculty of Science and Engineering

Sluitingsdatum: 26 februari 2026

€3.029 - €3.623

Wie ben jij?

Waarom zou jij deze functie willen vervullen?

1. Spil in het team: de functie van managementassistent is een uitdagende rol waarin je je organisatorische, administratieve en secretariële vaardigheden kunt benutten en verder ontwikkelen. Als schakel in een internationaal team van wetenschappers en ondersteuners zorg je ervoor dat alles goed loopt. Het behouden van overzicht is belangrijk, en in deze rol breng je efficiëntie en structuur in het dagelijkse werkproces.

2. Betrokkenheid bij betekenisvol werk: in deze rol ben je een betrouwbare partner voor de leden van de onderzoeksgroep door ondersteuning te bieden bij de administratie en organisatie van onderzoek en onderwijs en een bijdrage te leveren aan het welbevinden van de staf.

Functie-eisen:

• Havo/vwo of daarmee vergelijkbare opleiding en werkervaring als Management/Office-assistent of andere functie in een secretariële richting.
• Kennis van en ruime ervaring met MS Office en de capaciteit om snel bekend te raken met andere (eigen) ondersteunende softwaresystemen die binnen de universiteit gebruikt worden.
• Veelzijdigheid, zelfstandigheid, accuratesse, organisatietalent en het kunnen bewaren van overzicht.
• Werk zien en naar je toe trekken, hulpvaardigheid, servicegerichtheid en betrokkenheid bij enerzijds het werk en anderzijds de medewerkers.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en een goede beheersing van het Engels (taalniveau minimaal B2).
• Sociale vaardigheden, goed samenwerken en met plezier deel uitmaken van een team bestaande uit mensen met verschillende (culturele) achtergronden.

Wat kan je van ons verwachten?

• Wij bieden, in overeenstemming met cao Nederlandse Universiteiten een salaris van minimaal € 3.029 tot maximaal € 3.623 (schaal 06) bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
• 232 verlofuren per jaar, o.b.v. een 38-urige werkweek (1.0 fte). Je kunt ook meer of minder uren werken, in ruil voor meer of minder vrije uren. Zo spaar je bij een 40-urige werkweek 96 extra vrije uren en lever je bij een 36-urige werkweek 96 uur in.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en 8% vakantietoeslag.
• Uitgebreide mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Een tijdelijke aanstelling van 0,8-1,0 fte voor één jaar, met mogelijke verlenging naar onbepaalde tijd.

Waar ga je werken?

Bij de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) werk je bij een brede topuniversiteit, met aandacht voor alle takken van wetenschap en techniek. Ondersteunende medewerkers leveren een essentiële bijdrage aan de inzet van docenten en onderzoekers voor de ontwikkeling van talent en een betere, duurzame samenleving. De RUG wil een open academische gemeenschap zijn met een inclusief en veilig werkklimaat dat je uitnodigt om jouw waarde toe te voegen.

De Faculty of Science and Engineering (FSE) verzorgt onderwijs en onderzoek in een breed spectrum van disciplines, van natuurkunde en biologie tot kunstmatige intelligentie, werktuigbouwkunde en farmacie. We dragen in nauwe samenwerking met partners uit bedrijfsleven, medische wereld en maatschappij bij aan de urgente uitdagingen van onze tijd, zoals energie, duurzaamheid, digitalisering en medische technologie. Onze gemeenschap heeft een open en informeel karakter, met meer dan 7.000 studenten, 1.000 promovendi en 1.400 medewerkers van over de hele wereld. Wil je meer weten over de Faculty of Science and Engineering? Kijk dan op rug.nl/fse .

Je gaat werken bij het Zernike Institute for Advanced Materials. Binnen dit onderzoeksinstituut houden wetenschappers van natuurkunde, scheikunde en biologie zich bezig met het ontwerp en wetenschappelijke bestudering van materialen voor functionaliteit (relevantie voor de samenleving). Voorbeelden van toepassingen zijn o.a. batterijen, zonnecellen en micro-electronica. Bij het instituut, dat wordt geleid door een wetenschappelijk directeur, werken ongeveer 300 mensen (dit zijn met name wetenschappelijk onderzoekers, PhD studenten, postdocs, technici en management assistenten). Het instituut valt onder de Faculty of Science and Engineering en biedt onderdak aan 20 onderzoeksgroepen/basiseenheden met elk een eigen werkveld. Voor de basiseenheden Materials Chemistry (prof.dr. ) en Physics of Nanoscience (Prof.dr.ir. Bart J. van Wees) zoeken wij een proactieve management assistent.

Sollicitatieprocedure

Stap 2: Selectie

Stap 3: Eerste gesprek

We leren elkaar graag beter kennen tijdens een eerste gesprek, dat zowel online als op locatie kan plaatsvinden.

Stap 4: Tweede gesprek en mogelijk assessment en/of opvragen referenties

Mogelijk plannen we nog een tweede gesprek met je in. Dit gesprek wordt eventueel aangevuld met een assessment. Ook kunnen hier referenties worden opgevraagd.

Stap 5: Arbeidsvoorwaardengesprek

Na een positief gesprek, nemen we samen de arbeidsvoorwaarden door. Ben je benieuwd hoe de onboarding bij de RUG verloopt? Op onze informatiepagina voor nieuwe medewerkers lees je wat je kunt verwachten.

Interesse?

Klinkt dit als een uitdaging die bij je past?

De sollicitatiegesprekken worden gehouden op woensdag 11 maart 2026.

• Heb je vragen over de sollicitatieprocedure?

Informatie over solliciteren

Bij de planning van de gesprekken houden wij zoveel mogelijk rekening met jouw agenda.

De Rijksuniversiteit Groningen vindt sociale veiligheid belangrijk. We streven ernaar een universiteit te zijn waar medewerkers en studenten zich gerespecteerd en thuis voelen, ongeacht verschillen in achtergronden, ervaringen, perspectieven en identiteit. Voor meer informatie zie ook onze pagina over ons diversiteitsbeleid .