Frontofficemedewerker vacatures in Haarlem

Frontoffice Medewerker, Kenter

• Contract

FRONTOFFICE MEDEWERKER

Locatie: Diakenhuisweg

Uren: 20 uur per week (maandag, dinsdag, woensdagochtend of woensdagochtend, donderdag en vrijdag)

Doel van de functie

De Frontoffice Medewerker is verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de administratieve en ondersteunende processen op de locatie Diakenhuisweg. De functie draagt bij aan een professionele ontvangst en begeleiding van cliënten en ondersteunt hulpverleners door het uitvoeren van basistaken, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

De medewerker speelt daarnaast een belangrijke rol in het aanmeldproces van en is een eerste aanspreekpunt voor cliënten tijdens hun eerste bezoek.

Plaats in de organisatie

De Frontoffice Medewerker werkt op de locatie Diakenhuisweg en maakt onderdeel uit van het ondersteunende team. Op maandag, dinsdag en donderdag wordt er samengewerkt met een medewerker zorgondersteuning. Op vrijdag werkt de medewerker zelfstandig. Op woensdagmiddag is er geen bezetting op de frontoffice.

De Frontoffice Medewerker legt verantwoording af aan de .

Kerntaken en verantwoordelijkheden

Administratieve ondersteuning

- Kopiëren en samenstellen van boekjes en dossiers

- Bestellen kantoorartikelen

- Facilitaire ondersteuning

- Beheer van vergaderruimtes

- Ondersteuning telefonische bereikbaarheid algemeen nummer

- Scannen en uploaden van documenten in de daarvoor bestemde systemen

- Verslaglegging en het versturen van brieven en correspondentie

- Controleren en bijhouden van controlelijsten

- Verwerken van ID-checks van cliënten

- Toekennen van behandelrelaties aan hulpverleners in de systemen

Frontoffice en cliëntencontact

- Begeleiden van cliënten tijdens hun eerste bezoek op de locatie

- Uitleg geven over het aanmeldproces en het gebruik van de aanmeldzuil

- Controleren van legitimatie en vastleggen van gegevens conform richtlijnen

- Signaleren van bijzonderheden en deze doorgeven aan de betrokken hulpverlener

Samenwerking en afstemming

- Samenwerken met medewerkers zorgondersteuning op de dagen dat er met twee personen wordt gewerkt

- Afstemmen met hulpverleners over de aanwezigheid van cliënten

- Zorgen voor een nette, georganiseerde en professionele werkomgeving

Werktijden en Bereikbaarheid

- Werkdagen: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 8.30 tot 17.00 uur en woensdagochtend van 8.30 tot 13.00 uur.

- Op maandag, dinsdag en donderdag is er samenwerking met een medewerker zorgondersteuning

- Op vrijdag werkt de Frontoffice Medewerker zelfstandig

- Bij ziekte of verlof wordt vervanging geregeld

Zo kan jouw werkdag eruitzien

Je begint je werkdag op onze locatie aan de Diakenhuisweg en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je checkt de planning, houdt de vergaderruimtes op orde en zorgt dat dossiers en materialen klaarstaan voor de dag. Tussendoor ondersteun je collega's met uiteenlopende administratieve werkzaamheden, zoals het verwerken van documenten, het bijhouden van controlelijsten en het versturen van correspondentie.

Gedurende de dag schakel je regelmatig tussen verschillende taken. Je ondersteunt de telefonische bereikbaarheid, verwerkt gegevens in de systemen en stemt af met hulpverleners over cliënten en afspraken. Ook help je bij praktische en facilitaire zaken, zoals het bestellen van kantoorartikelen en het organiseren van een nette en professionele werkomgeving.

Cliënten ontvangen en begeleiden hoort bij je werk, maar vormt een natuurlijk onderdeel van het geheel. Je helpt hen waar nodig bij het aanmeldproces en zorgt dat alles administratief correct verloopt. Op sommige dagen werk je samen met een collega zorgondersteuning en is er veel overleg, terwijl je op andere momenten zelfstandig de frontoffice runt. Die afwisseling maakt jouw werk veelzijdig, verantwoordelijk en elke dag weer anders.

Functie-eisen

Opleiding en ervaring

- MBO niveau 3 werk- en denkniveau, bij voorkeur in administratieve of secretariële richting

- Ervaring in een administratieve, frontoffice- of ondersteunende functie is een pré

- Affiniteit met werken in een (jeugd)zorg- of hulpverleningsomgeving is een pré

Kennis en vaardigheden

- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk

- Vaardig met digitale systemen en administratieve software

- Nauwkeurig en zorgvuldig in het verwerken van gegevens en documenten

- Organisatorisch sterk en in staat om prioriteiten te stellen

Competenties

- Klantgericht en professioneel in het contact met cliënten en collega's

- Discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie

- Zelfstandig en verantwoordelijk

- Communicatief vaardig en samenwerkingsgericht

- Stressbestendig en flexibel

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een maatschappelijke organisatie
• Inschaling conform schaal 5 van de geldende cao jeugdzorg
• Een jaarcontract met uitzicht op verlening voor onbepaalde tijd
• Mogelijkheden voor ontwikkeling en scholing
• Samenwerking met betrokken en professionele collega's
• Deelname aan de FiscFree regeling: koop voordelig een nieuwe fiets, laptop of telefoon

Wat vragen wij?

• Je beschikt over MBO niveau 3 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting
• Je hebt bij voorkeur ervaring in een administratieve, frontoffice- of ondersteunende functie
• Je hebt affiniteit met werken in een (jeugd)zorg- of hulpverleningsomgeving
• Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent vaardig met digitale systemen en administratieve software
• Je werkt nauwkeurig, zorgvuldig en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
• Je bent organisatorisch sterk, zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid
• Je bent klantgericht, communicatief vaardig, flexibel en stressbestendig, en werkt graag samen met collega's

Over je nieuwe team

De Frontoffice Medewerker werkt op de locatie Diakenhuisweg en maakt onderdeel uit van het ondersteunende team. Op maandag, dinsdag en donderdag wordt er samengewerkt met een medewerker zorgondersteuning. Op vrijdag werkt de medewerker zelfstandig. Op woensdagmiddag is er geen bezetting op de frontoffice.

De Frontoffice Medewerker legt verantwoording af aan de .

Diversiteit en Inclusie

Bij Kenter Jeugdhulp zijn we ons dagelijks bewust van de diversiteit in onze maatschappij en onze cliënten. Wij zijn van mening dat we goede of betere hulp kunnen bieden als we zelf een goede afspiegeling zijn van de diverse maatschappij. Of het nu gaat om psychische kwetsbaarheid, culturele identiteit, seksuele geaardheid, gender, kleur of lichamelijke gesteldheid; bij Kenter Jeugdhulp voelt iedere cliënt, iedere medewerker en iedere bezoeker zich welkom, gewaardeerd en volwaardig. Graag zien wij deze diversiteit ook terug in onze collega's, zo ook voor deze functie. Wij nodigen iedereen van harte uit om contact op te nemen als je denkt dat deze functie jou op het lijf geschreven is.

Bel, mail of app ons

Bel, mail of app , , via of .

De sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op 5 maart in de ochtend.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.