Kantoorassistent vacatures in Zeist

Tiktok

OFFICEMANAGER

Utrecht (Rijnsweerd) | 32 uur per week

OVER DE KINDERTELEFOON

Onder Stichting De Kindertelefoon vallen 2 merken: De Kindertelefoon en In je bol. De Kindertelefoon is dé plek in Nederland waar kinderen van 8 tot 18 jaar gratis en anoniem kunnen praten over alles wat hen bezighoudt. Van verliefdheid tot een moeilijke thuissituatie; ALLES is bespreekbaar. In je bol is dé online plek voor mentale gezondheid, speciaal voor jongeren van 16 tot 27 jaar. Zij kunnen hier terecht voor informatie, ervaringen van anderen en een gesprek met een vrijwilliger. Dit platform is een samenwerking van zeven organisaties en in co-creatie met de doelgroep ontwikkeld. Bij zowel De Kindertelefoon als In je bol bieden onze goed getrainde vrijwilligers een luisterend oor via chat en telefoon, en kunnen jongeren elkaar helpen in een beschermde online omgeving.

Bij De Kindertelefoon werken rond de 700 vrijwilligers en 60 betaalde krachten vanuit vijf locaties in Nederland. Je werkt voor het merk De Kindertelefoon. Als officemanager werk je op de locatie Utrecht samen met een aantal werkbegeleiders. Hier werken ongeveer 100 vrijwillgers. Je bent onderdeel van het landelijke team Bereikbaarheid & Locaties met 7 andere officemanagers op andere locaties, de roostercoördinator en de manager.

FUNCTIE OMSCHRIJVING

Voor De Kindertelefoon in Utrecht zoeken wij een parttime Office Manager: de organisatorische spil die structuur, rust én warmte brengt!

De Kindertelefoon zoekt een hands-on, proactieve en warme Office Manager voor de locatie Utrecht. Een collega die energie krijgt van overzicht creëren, mensen ondersteunen en een gastvrije, georganiseerde werkomgeving neerzetten.

Als Office Manager word je verantwoordelijk voor het belbureau van de vrijwilligers. Dit is een rol met veel administratieve taken én aandacht voor de dagelijkse sfeer op de werkvloer: van een opgeruimde omgeving tot goed gevulde voorraden en een gastvrije ontvangst.

Heb jij een scherp oog voor detail, een proactieve werkhouding en affiniteit met De Kindertelefoon? Ben jij een organisatorisch en administratief talent dat graag bijdraagt aan de doelstellingen van De Kindertelefoon?? Dan is deze functie, voor 32 uur per week, iets voor jou!

WAT GA JE DOEN

De werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het verzorgen van de volledige administratie rondom instroom: het verwerken van aanmeldingen, het plannen van trainingen, het verzorgen van materialen en het regelen van alle checks zoals de VOG en toegang tot systemen;
• Ook de onboarding behoort tot het takenpakket, inclusief het aanmaken van accounts, het verzamelen van documenten en het klaarzetten van benodigdheden;
• Daarnaast bewaakt de Office Manager de roosters, controleert of alle vrijwilligers zijn ingeroosterd en spreekt hen waar nodig aan. Roosterwijzigingen komen binnen bij de Office Manager, net als vragen over systemen, declaraties en praktische zaken;
• Je beheert een mailbox, neemt de algemene telefoon van locatie Utrecht op en ondersteunt waar nodig;
• Ook heb je facilitaire taken: inkopen doen, voorraden beheren, zorgen voor een nette werkvloer en een prettige sfeer;
• Verder organiseert de Office Manager uitjes, borrels, Sinterklaas- en kerstcadeaus, zodat vrijwilligers zich gezien en gewaardeerd

WAT MAAKT DEZE ROL BIJZONDER?

• Jij bent het kloppend hart van het belbureau waar de vrijwilligers werken;
• Je werkt bij een organisatie die kinderen helpt die het moeilijk hebben met diverse vraagstukken, hoe mooi is het om daar een bijdrage aan te mogen leveren!

Klaar om jouw skills in te zetten binnen een organisatie die écht impact maakt? Reageer dan nu en word deze Office Manager!

De Kindertelefoon luistert, helpt en ondersteunt kinderen en jongeren met vragen, zorgen of problemen. Dit belangrijke werk wordt uitgevoerd door ruim 120 betrokken vrijwilligers - en juist zij verdienen iemand die zorgt dat alles achter de schermen soepel en vriendelijk verloopt.

FUNCTIE EISEN

De ideale kandidaat is iemand die overzicht bewaart, werkprocessen volgt en werkt volgens duidelijke afspraken. Deze persoon staat stevig in de schoenen en spreekt vrijwilligers of werkbegeleiders op een vriendelijke maar duidelijke manier aan wanneer zaken anders moeten. Communicatieve vaardigheid, ook via Teams en WhatsApp, is cruciaal.

Tegelijkertijd is warmte en toegankelijkheid belangrijk: vrijwilligers moeten zich welkom voelen. Een combinatie van structuur en hartelijkheid past perfect bij deze rol.

De Office Manager werkt zelfstandig, handelt proactief, laat zich niet snel afleiden en voelt zich thuis in een omgeving waar veel gebeurt. Daarnaast is het iemand die enthousiast wordt van regelen, schakelen en ondersteunen.

• Opleiding en ervaring: MBO+ of HBO werk- en denkniveau, met minimaal enkele jaren ervaring in een vergelijkbare rol als office manager, secretaresse of management assistent, etc.;
• Talen: Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Tools: Je bent handig met systemen, je pakt deze snel op en kunt ook anderen helpen hiermee (je werkt met Sharepoint, MS Office en Excel);
• Beschikbaarheid: Je bent (parttime) 32 uur per week inzetbaar op kantoor (maandag, woensdag en donderdag zijn verplichte werkdagen);
• Locatie: Je woont in de regio Utrecht.

Verder ben je pro-actief, kun je zelfstandig werken én ben je een echte teamplayer. Uiteraard ben je communicatief vaardig en heb je tact en gevoel voor situaties!

WAT WIJ JOU BIEDEN

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 2.900,00 en maximaal € 4.100,00 per maand obv 40 uur. Er wordt momenteel onderhandeld over de cao per 2026, waarbij ook loonstijging tot de onderwerpen hoort;
• Een eindejaarsuitkering van 8,3% en opname in het pensioenfonds Zorg en Welzijn en overige arbeidsvoorwaarden volgens de cao Jeugdzorg;
• Een OV-kaart voor het reizen naar je eigen of een andere locatie van De Kindertelefoon. Voor het reizen naar je standplaats met de auto of fiets een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer tot 40 km enkele reis;
• Een tijdelijke aanstelling van een jaar bij De Kindertelefoon, met uitzicht op een vast contract.

SPREEKT DIT JOU AAN?

De werving voor deze functie is uitbesteed aan | Office Professionals. Wil je in aanmerking komen voor deze positie dan kun je via .nl solliciteren. Ook bij vragen verzoeken wij je om contact op te nemen met | Office Professionals.