fulltime Office Manager vacatures

Westergas

Polonceaukade 9

1014 DA Amsterdam

® 2025

Vacature Office Manager

32-40 uur per week, 5+ jaar ervaring

Over Westergas

Westergas is het Cultuurpark van Amsterdam, waar cultuur, duurzaamheid en ondernemerschap samenkomen. Creativiteit en maatschappelijke impact zitten in ons DNA. In onze iconische locaties - de Gashouder en De Wester - bieden we ruimte aan evenementen die inspireren, verbinden en bijdragen aan de stad.

Met onze locaties bieden we ruimte aan uiteenlopende evenementen: van grote zakelijke bijeenkomsten tot culturele producties en festivals. Westergas ontwikkelt zich van casco verhuur naar steeds meer producties in eigen beheer, waarbij beleving en kwaliteit voorop staan.

Jouw rol

Bij Westergas ben jij als Office Manager het hart van het kantoor en de verbindende schakel die mensen, processen en dagelijkse werkzaamheden samenbrengt. Jij zorgt ervoor dat onze collega's kunnen werken in een prettige, georganiseerde omgeving en bent het vertrouwde aanspreekpunt én het gezicht naar zowel medewerkers als gasten en leveranciers. Het is een veelzijdige en dynamische rol waarin geen dag hetzelfde is. We zoeken iemand die energie krijgt van organiseren, helder en eerlijk communiceert, verbinding weet te creëren en plezier haalt uit het aanbrengen van structuur.

Wat ga je doen?

Algemene taken:

• Bijhouden van de algemene inboxen (administratie, info) en het verwerken van de post
• Aanspreekpunt voor leveranciers op kantoor
• Host voor het verwelkomen van gasten en leveranciers & netjes houden van het kantoor en vergaderruimten (toezien dat collega's dit ook doen)
• Coördinatie en aanspreekpunt voor de schoonmaak van het kantoor
• Bestellingen voor kantoorbenodigdheden en boodschappen voor de gezamenlijke lunch en het proces hiervan verbeteren
• Het mede-organiseren van bedrijfsevenementen & borrels
• Het verzorgen van attenties rondom verjaardagen en andere gebeurtenissen
• Coördineren van netwerk & kantoorautomatisering (internet, printers, laptops)

Ondersteunende directie taken:

• Het bijhouden van de mail van de Algemeen Directeur
• Afsprakenbeheer

Finance taken:

• Verkoopfacturen aanmaken en uitsturen
• Betalingen en declaraties verwerken
• Aanspreekpunt voor personeelsdienst De Hooge Waerder
• Verificatie boekhouding ingeboekte facturen
• Verwerken van betalingsherinneringen
• Assisteren met overige werkzaamheden boekhouding

Administratieve HR taken:

• Beheer van pensioen (aan- en afmeldingen, mutaties doorvoeren)
• Salarismutaties doorgeven
• Beheer van Loket (online HR portal medewerkers)
• Beheer en aanspreekpunt van verzuimverzekering en doorgeven ziekmeldingen
• Signaleringsfunctie arbeidscontracten en samenwerkingsovereenkomsten en zorgen voor een juiste administratie

Onboarding van een nieuwe medewerker:

• Aanmaken van een account + mailadres
• Bestellen laptop
• Offboaring van een medewerker die uit dienst gaat
• Innemen van laptop, accounts sluiten en afronden dossier

Wie ben jij

Als B Corp omarmen wij diversiteit en geloven wij dat dit leidt tot sterke teams. Wij bieden een plek om te leren en te groeien in een dynamische en unieke omgeving, waarbij we samen impact maken. We vragen iemand die het volgende met zich meebrengt:

• 5+ jaar ervaring, bij voorkeur in een soortgelijke rol
• Organisatorisch sterk en in staat om prioriteiten te stellen
• Sterke affiniteit met administratieve werkzaamheden
• Servicegericht, gastvrij en zorgt voor een goede sfeer op kantoor
• Gestructureerd en betrouwbaar
• Flexibel is en goed kan schakelen tussen verschillende werkzaamheden
• Niet bang is om letterlijk de handen uit de mouwen te steken
• Je communiceert helder en no-nonsense, en werkt verbindend met collega's
• En niet onbelangrijk: je houdt net als ons van cultuur en een feestje!

Wat bieden wij

• Werken op een inspirerende en unieke plek in het Cultuurpark van Amsterdam
• Een creatieve en uitdagende omgeving met korte lijnen, ondernemerschap en ruimte voor jouw ideeën
• Marktconform salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden
• Als B Corp vinden we het belangrijk om een positieve impact te maken en onze voetafdruk te verkleinen
• Toegang tot veel van onze events
• En natuurlijk: een team dat hard werkt, maar graag plezier maakt!

Solliciteren

Stuur je CV, motivatiefilmpje of brief voor 10 januari 2026 naar:

Polonceaukade 9

1014 DA Amsterdam