Secretaris Vereniging, Stichting vacatures in Utrecht

De overheid beter laten presteren met geo-informatie. Dat is waar de medewerkers van stichting Geonovum dagelijks aan werken. Wij onderhouden en maken standaarden waardoor je geo-informatie kunt combineren, bijvoorbeeld om vraagstukken zoals woningnood en energietransitie op te pakken. Wij doen dat in opdracht van de overheid.

Onze huidige officemanager vertrekt. Daarom zoeken we een nieuwe officemanager. Als officemanager zorg jij samen met je collega-officemanager en de andere leden van het team Bedrijfsvoering, voor een prettige, goed verzorgde organisatie waarin collega's op kantoor goed hun werk kunnen uitvoeren en bezoekers zich hartelijk welkom voelen. Er komen regelmatig werkzaamheden op je pad die vooraf niet zijn te voorzien; dat brengt jou niet van je stuk. Jij zorgt ervoor dat alles organisatorisch soepel verloopt.

Bij officemanagement staat de deur altijd open en ben je het kloppend hart van de organisatie. Hierdoor ben je als officemanager het centrale aanspreekpunt op kantoor. Je ondersteunt het directieteam, zorgt samen met team Bedrijfsvoering voor een zorgvuldige administratie en regelt alle praktische en facilitaire zaken op kantoor. Je biedt bovendien eerste hulp bij vragen over Office 365 en organiseert onder andere reizen, verwerkt de post en doet het voorraadbeheer.

Over Geonovum

Stichting Geonovum bestaat uit een driehoofdig directieteam die een team van gedreven inhoudelijke experts en programmamanagers aanstuurt. Het team Bedrijfsvoering - waar ook officemanagement deel van uitmaakt - zorgt ervoor dat de organisatie op rolletjes loopt, iedereen zich thuis voelt en onze opdrachtgevers op ons kunnen blijven vertrouwen. Ons kantoor bevindt zich in Amersfoort, recht tegenover het station.

Jouw profiel

Onze ideale kandidaat heeft gastvrijheid hoog in het vaandel staan. Je hebt een talent om orde op zaken te houden. Ook op dagen dat werkzaamheden van hot naar her vliegen of anders lopen dan vooraf gedacht. Je bent goed georganiseerd, waardoor er niets vergeten wordt. Je hebt er plezier in om zaken op rolletjes te laten lopen, zowel in kantoor als in de uitvoering van administratieve processen. Je hebt een goed luisterend oor en gevoel voor mensen.

Jouw taken in het kort

Officemanagement is een duo-taak bij Geonovum. Jullie verdelen de taken onderling en stemmen aanwezigheid op kantoor met elkaar af. Als officemanager:

• Ben je het eerste aanspreekpunt voor collega's en bezoekers op kantoor. Gastvrijheid staat hierbij centraal.
• Ondersteun je het directieteam bij agendabeheer en het verzamelen en versturen van stukken. Je stelt o.a. de jaarplanning op voor interne en externe overleggen.
• Zorg je samen met team Bedrijfsvoering voor een goede administratie, waaronder correspondentie en archivering in systemen zoals Exact.
• Regel je praktische zaken zoals ICT-faciliteiten, facilitaire ondersteuning, het boeken van buitenlandse reizen, eerstelijns Office 365-vraagstukken en algemene kantoorwerkzaamheden zoals postverwerking en voorraadbeheer. Ook plan en verzorg je bijeenkomsten en de bijbehorende faciliteiten.
• Werk je mee aan de organisatie van themadagen, conferenties en studiereizen.

Waar wij naar kijken bij de selectie

Wij kijken vooral naar eigenschappen als gastvrijheid, gestructureerdheid en positieve instelling. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken en zowel op drukke als op rustige momenten goed uit de voeten kunt. Ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden helpen daarbij. Ook verwachten we van je dat je goed thuis bent in Office 365.

De vereisten op een rij:

• Afgeronde MBO-opleiding of hoger, HBO-werkniveau is een pré.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Kennis van en ervaring met Office 365.
• Ervaring als officemanager
• een open, nieuwsgierige houding en gastvrijheid.

Herken je jezelf in één of meer van bovenstaande wensen, dan leren we je graag kennen.

Wat bieden we jou?

Een dienstverband voor minimaal 28 tot 32 uur per week voor 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.

Een salaris tussen € 3.246,16 en € 4.868,02 (bij fulltime dienstverband - 36 uur), afhankelijk van relevante werkervaring. Daarnaast krijg je een reiskostenvergoeding, een laptop en een telefoon in bruikleen. Geonovum volgt op hoofdlijnen de arbeidsvoorwaarden van het Rijk.

Je wordt onderdeel van een betrokken team waar iedereen elkaar goed kent. We bestaan uit 39 vaste medewerkers met daar omheen een flexibele schil van inhuur vanuit de markt. Ons kantoor staat tegenover het treinstation Amersfoort.