Coördinator Secretariaat vacatures in de branche Onderwijs of Opleiding

Vakgebieden

Onze organisatie

Copy Link

Werken bij Amsterdam UMC

Secretaris UMCNL

Copy Link

32 • 36 uur per week

Beide locaties Amsterdam UMC

Bepaalde tijd met uitzicht op vast

€ 3.430 - € 4.562

Reageer tot en met: 26 februari 2026

Wat ga je doen?

Als secretaris ben je een centrale schakel binnen de UMCNL-inkoopsamenwerking. Je ondersteunt het bestuur van de UMC-inkoopsamenwerking, de procurement board (PB) en verschillende overlegstructuren. Je rol gaat verder dan alleen organisatorische en administratieve taken: je levert inhoudelijke en organisatorische ondersteuning aan werkgroepen en projecten, draagt bij aan de ontwikkeling en implementatie van operationeel inkoopbeleid en bevordert de professionalisering van samenwerking, beleidsontwikkeling en advies binnen en buiten de afdeling.

Jouw taken en verantwoordelijkheden

• Inhoudelijk ondersteunen van werkgroepen en overlegstructuren, inclusief het voorbereiden en uitwerken van beleidsstukken, werkafspraken en formats.
• Opstellen, actualiseren en borgen van beleidsdocumenten, werkafspraken, procedures en formats rondom inkoopprocessen.
• Initiëren, plannen en coördineren van inkoopgerelateerde projecten, opleidingen (UMCNL Inkoopacademie), webinars en bijeenkomsten (waaronder de jaarlijkse inkoopdag).
• Adviseren en meedenken over het uitwerken en implementeren van operationeel inkoopbeleid.
• Signaleren van kansen tot verbetering van samenwerkingsvormen, zowel intern als met externe partners.
• Professionaliseren van de samenwerking en kennisuitwisseling binnen werkgroepen en het team.
• Opstellen, versturen en bewaken van agenda's voor vergaderingen.
• Notuleren van vergaderingen en tijdig verspreiden van de notulen.
• Bijhouden en beheren van het (digitale) archief en de inkoopjaarkalender.
• Opzetten en beheren van een goed functionerend samenwerkingsplatform (SharePoint).
• Signaleren van actiepunten en bewaken van opvolging.
• Opstellen en versturen van nieuwsbrieven.

Resultaatgebieden

• Correcte, tijdige en complete verslaglegging en bewaking van actiepunten.
• Heldere, goed gestructureerde en actuele (beleids)documentatie.
• Professionele ondersteuning van vergaderingen en (project)activiteiten.
• Effectief functionerend digitaal archief en samenwerkingsplatform.
• Heldere afspraken over rollen, taken en verantwoordelijkheden van werkgroepleden die zijn vastgelegd en nageleefd.

Wat neem je mee?

• Je hebt minimaal hbo werk- en denkniveau met aanvullende relevante secretariële en/of coördinerende opleiding.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een secretariële, coördinerende of beleidsmatige functie, bij voorkeur in zorg- of inkoop context.
• Affiniteit met (inkoop)beleid en samenwerking is een pré.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, maar bent ook in staat om inhoudelijk mee te denken.
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kunt goed plannen, prioriteren en schakelen tussen verschillende taken.
• Je bent digitaal vaardig (o.a. MS Office en SharePoint).
• Je bent gestructureerd, nauwkeurig, communicatief, proactief, discreet en een voortgangsbewaker.

Vragen over de procedure? Recruitmentadviseur

Om verder te kunnen gaan, voer gegevens in bij de gemarkeerde velden.

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 8: € 3.430 tot € 4.562 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering.

UMCNL ondersteunt de umc's bij het realiseren van hun maatschappelijke opgave door gezamenlijke belangen te behartigen en samenwerking te organiseren en te faciliteren.