mbo Managementassistent vacatures

Werken bij VRF

Word jij één van onze nieuwe heroes?

Ontdek VRF

Werken bij VRF

Officemanager (24 - 32u)

Ben jij die energieke, georganiseerde en betrokken officemanager die houdt van overzicht, structuur en gezelligheid op de werkvloer? Krijg jij energie van regelen, plannen en zorgen dat alles tot in de puntjes klopt? Dan zijn wij bij VRF op zoek naar jou! Als officemanager ben jij het gezicht van onze organisatie en het eerste aanspreekpunt voor collega's, gasten en leveranciers. Dankzij jouw inzet verloopt alles op kantoor soepel en professioneel. Jij ondersteunt het management en zorgt ervoor dat onze organisatie gestructureerd en efficiënt functioneert.

In deze veelzijdige rol ben jij verantwoordelijk voor:

• Officemanagement: het reilen en zeilen op kantoor, het organiseren van interne en externe bijeenkomsten en het zorgen voor een representatieve, prettige werkomgeving.

• Managementassistentie: administratieve en organisatorische ondersteuning van management en directie, inclusief agendabeheer en communicatie.

• HR-ondersteuning: beheer van personeelsadministratie, opstellen van contracten en naleving van wet- en regelgeving.

• Organiseren: het plannen en uitvoeren van teamuitjes, klantendagen, beurzen en interne bedrijfsevenementen.

Profiel

• Afgeronde MBO (niveau 4) of HBO-opleiding richting officemanagement of administratie.

• Minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.

• 24 - 32 uur per week beschikbaar (dagen/uren in overleg).

• Woonachtig in de omgeving van Nieuw-Vennep.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

• In het bezit van rijbewijs B en eigen vervoer.

• Uitstekende kennis van het Office-pakket.

• Gestructureerd, nauwkeurig en proactief.

• Discreet en in staat om vertrouwelijke informatie zorgvuldig te beheren.

• Zelfstandig en sterk in het stellen van prioriteiten.

• Representatief en gewend om te werken in een dynamische kantooromgeving.

Verantwoordelijkheden & taken

Officemanager & managementassistent

• Beheer van de algemene e-mailbox(en) en inkomende telefonie.

• Ontvangst van gasten en zorgen voor een representatieve kantooromgeving.

• Agenda- en e-mailbeheer, plannen van interne en externe afspraken voor management en directie.

• Opstellen en bewerken van interne en externe presentaties (PowerPoint/Canva).

• Beheer van bedrijfskleding en -materialen.

• Plannen, organiseren en notuleren van interne vergaderingen.

• Boeken van crewvluchten en hotelovernachtingen voor producties.

• Uitzetten en bewaken van actiepunten vanuit vergaderingen.

• Bestellen van kantoorartikelen en andere benodigdheden.

• Beheer van ICT-vraagstukken en coördinatie met diverse leveranciers.

• Beheer en organisatie van kerstgeschenken voor medewerkers en relaties.

• Organiseren van teamuitjes en het tweejaarlijkse personeelsweekend.

• Coördineren van klantendagen en freelancers-BBQ's.

• Organiseren en voorbereiden van beurzen, inclusief opzet van eigen beursstands (in samenwerking met sales).

• Notuleren en beheren van het Trello-account.

Administratief

• Maandelijkse controle van personeelsuren en kilometeradministratie.

• Bijhouden en verwerken van diverse verzekeringszaken (auto's, materiaal, pand etc.).

• Bestellen van bedrijfslunches en aanvullen van voorraden.

• Beheren van kantoorartikelen.

• Ondersteunend aan marketingafdeling.

• Licht administratieve ondersteunende werkzaamheden op debiteur en crediteuren afdeling.

HR-ondersteuning

• Opstellen van arbeidscontracten, verlengingscontracten en aanzegbrieven.

• Administratieve ondersteuning bij functioneringsgesprekken.

• Opzetten en bijhouden van het medewerkershandboek en interne procesomschrijvingen.

• Uitzoeken en volgen van actuele wet- en regelgeving rondom HR.

Zoals je ziet is het takenpakket veelzijdig, dat is precies wat jou enthousiast maakt. Jij houdt ervan om verschillende ballen in de lucht te houden en denkt altijd een stap vooruit. Zie je dat iets beter kan? Dan kom je direct in actie.

Wie zijn wij

VRF is een full-service audiovisuele partner in de eventbranche, gevestigd net onder de rook van Amsterdam. Wij zijn een creatief, energiek en ambitieus bedrijf dat audiovisuele materialen (licht, geluid, video, rigging en meer) verhuurt aan high-end opdrachtgevers in binnen- en buitenland. Door de opgebouwde kennis en ervaring de afgelopen 35 jaar zijn wij naast een betrouwbare en creatieve partner ook een partner die echt het verschil wil en kan maken.

We creëren totaalconcepten voor de B2B event branche met hiervoor maken wij 3D-visuals. Wij werken voor merken als Budweiser, LinkedIn, Lego, Samsung, UEFA en Google. Naast deze merken hebben wij een aantal vaste locaties waar wij huisleverancier zijn, een aantal van deze locaties zijn; Taets Art and Event Park, Expo Greater Amsterdam, Van der Valk Hotel Schiphol, Corendon Hotel Schiphol en Claus Park Collection.

Onze kernwaarden zijn creatief, betrokken en punctueel, die vind je ook terug in onze bedrijfscultuur: professioneel, informeel en gedreven!

Wij bieden

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.

• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, zoals trainingen en certificaten.

• Een aantrekkelijke bonusregeling (tot twee maandsalarissen per jaar, afhankelijk van bedrijfsresultaat).

• Pensioenregeling.

• Een enthousiast team en een prettige werksfeer.

• Tweejaarlijks personeelsweekend en vrijdagmiddagborrels.

Klinkt dit als jouw volgende stap?

Stuur je cv en motivatie naar of en wie weet word jij het nieuwe gezicht van VRF!

Word jij onze nieuwe hero?

Wil je meer informatie? Bel naar