Office Administrator vacatures in Amersfoort

• Ons platform

  Met Incontrol digitaliseer je bedrijfsprocessen, bespaar je tijd en kosten en verbeter je de samenwerking binnen je organisatie. Ontdek de functionaliteiten van Incontrol.

• Knowledge hub

  Blijf op de hoogte van de meest recente nieuws en blogs binnen Incontrol. Hier krijg je toegang tot essentiële informatie die je werk slimmer en efficiënter maakt.

• Over ons

  Ons mobiele platform geeft je de kennis, tools en processen om aan de hoogste normen te voldoen en voortdurend te verbeteren. Ontdek ons verhaal, onze missie en wat ons drijft.

Office Manager

• Amersfoort
• Fulltime

Wij zijn Incontrol en wij houden van grip. Grip op processen, grip op data, maar óók grip op een fijne werkomgeving. Ons kantoor in Amersfoort is de plek waar we dag in dag uit samenwerken, waar we klanten ontvangen en waar vooruitgang continue gestimuleerd wordt. Ons kantoor is het kloppende hart van de organisatie. En precies daar kom jij in beeld.

Incontrol vacature People & Culture manager (1) (1)

Wat ga jij doen?

Als Office Manager zorg jij ervoor dat alles op het vlak van hospitality soepel, scherp en met de nodige aandacht geregeld is. Je creëert een warme, verzorgde werkomgeving waarin collega's iedere dag weer het beste van zichzelf kunnen geven en waar bezoekers zich direct welkom voelen. Het kantoor is jouw speelveld. Jij regelt, organiseert en denkt vooruit, behoudt overzicht én hebt oog voor detail. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het verzorgen van events, teamuitjes en de facilitaire kant van klantbijeenkomsten.

Wie zijn wij?

Wij zijn Incontrol , dé marktleider in inspectiesoftware voor elektrotechnische inspecties. Maar daar stopt het niet. Onze visie? Uitgroeien tot hét full-cycle inspectieplatform, waarmee inspecteurs, gebouweigenaren/beheerder en installateurs het volledige proces - van planning tot uitvoering, constateringen vastleggen én oplossen slim, efficiënt en volledig digitaal kunnen afhandelen.

Met een sterke positie in Nederland en de ambitie om onze leidende rol uit te breiden naar Duitsland en Noord-Europa, bouwen we elke dag aan innovatie die ertoe doet.

Wij geloven dat de hoogste kwaliteit, slimme oplossingen en tevreden klanten ontstaan door nauw samen te werken, snel in te spelen op kansen en resultaten direct te verzilveren

Jouw rol omvat

Je bent ervaren, servicegericht en gewend om zelfstandig verantwoordelijkheid te dragen. Je hebt een sterk gevoel voor gastvrijheid en weet precies wat nodig is om mensen zich welkom en comfortabel te laten voelen. Je houdt overzicht, werkt accuraat en gestructureerd, en je schakelt makkelijk tussen dagelijkse taken en grotere organisatietrajecten zoals events. Je bent gewend om je in een dynamische werkomgeving te bewegen en krijgt energie van orde scheppen in de chaos.

• Het waarborgen van een gastvrije, professionele en verzorgde kantooromgeving, waarin iedereen zich geïnspireerd voelt.
• Het ondersteunen bij de ontvangst en onboarding van nieuwe collega's, met aandacht voor een warm en goed georganiseerd welkom.
• Het beantwoorden en doorschakelen van inkomende telefoongesprekken en fungeren als het eerste aanspreekpunt voor Maxd'Oro/Incontrol.
• Voorraadbeheer en dagelijkse verzorging van het kantoor, inclusief boodschappen, catering en afstemming met leveranciers.
• Het onderhouden van contact met externe partijen zoals leasemaatschappijen en het ondersteunen bij mobiliteitsgerelateerde zaken.
• Het inventariseren, beheren en actueel houden van bedrijfseigendommen, inclusief het wagenpark.
• Het verrichten van ondersteunende administratieve werkzaamheden, zoals printen, scannen en het beheren van kantoorgerelateerde documentatie.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor hospitality- en facilitaire vragen binnen de organisatie.
• Het signaleren van verbeterkansen op het gebied van kantoorbeleving, gastvrijheid en efficiency, en deze zelfstandig doorvoeren.
• Het plannen, begeleiden en optimaliseren van facilitaire processen en samenwerkingen met externe partijen.

Wat jij mee brengt:

• Ervaring: Aantoonbare ervaring met officemanagement, facilitair management en/of hospitality, en je bent gewend om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te dragen.
• Gastvrij van nature; jij krijgt energie van ontzorgen, hebt oog voor kwaliteit en blijft altijd professioneel.
• Verantwoordelijk en zelfstandig: je hebt de eindverantwoordelijkheid over alles wat met de kantoorbeleving en facilitaire zaken te maken heeft.
• Proactief en vooruitdenkend : je ziet wat nodig is voordat iemand het vraagt.
• Gestructureerd van nature, hou je makkelijk overzicht, ook wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.
• Comfortabel in een dynamische SaaS- en/of Scale-upomgeving; je beweegt moeiteloos mee met onze groei en ambities.
• Plannen en organiseren zit in jouw DNA, zowel bij het reilen en zeilen van de dag, als bij events en bijeenkomsten.
• Communicatief sterk; jij schakelt probleemloos met collega's, management, klanten en externe partijen.
• Oog heeft voor detail én gevoel voor sfeer: je weet wanneer iets klopt.
• Betrouwbaar, discreet en hands-on, met aandacht voor continuïteit en kwaliteit.

Wat krijg je van ons?

• Salaris: Tussen EUR 45.000,- en EUR 58.000,- per jaar, inclusief vakantiegeld; op fulltime basis, afhankelijk van achtergrond en ervaring.
• Secundaire Arbeidsvoorwaarden: Laptop en pensioenregeling.
• Cultuur: Open, ondernemend, informeel en met korte lijnen.