parttime Office Administrator vacatures

KCAP is een internationaal ontwerpbureau op het gebied van architectuur, stedenbouw en landschap. Er werken op onze vestiging in Rotterdam momenteel rond de 65 mensen. 

Wij hebben momenteel een vacature voor een veelzijdige baan als Office Manager/Secretariaatsmedewerker voor ons bureau te Rotterdam. Je bent in deze functie het interne en externe gezicht van het bureau en een belangrijke spil, die van het reilen en zeilen afweet en kan meebewegen met wat er in het moment nodig is.

JOUW ROL
In de basis zorg jij voor:

• Het ontzorgen van de partners en het management door hun agenda (mede) te beheren en door met je proactieve houding hun organisatorische werkzaamheden uit handen te nemen
• Het ondersteunen van de organisatie en haar medewerkers in secretariële en facilitaire zaken.

Daarnaast heb je oog voor de volgende taken:

• Op een vriendelijke manier verwelkom je onze gasten
• Je hebt een klantgerichte manier van het beantwoorden van het binnenkomende telefoonverkeer
• Als eerste aanspreekpunt help je collega’s of gasten met vragen
• Jij ziet wat er moet gebeuren en pakt spontaan en hands-on zaken op die op elk kantoorniveau spelen.
• Je zorgt ervoor dat het kantoor er netjes uitziet en zorgt voor het representatief houden van alle ruimten
• Je biedt facilitaire ondersteuning bij de organisatie van bijeenkomsten, vergaderingen en andere activiteiten
• Jij ondersteunt partners en HR eventueel in het werving en selectieproces met het programma Recruitee.

WAT WE BIEDEN

• Je krijgt een passend salaris volgens de CAO voor Architecten
• We geven je een jaarcontract voor 32 uur per week
• Goede secundaire voorwaarden: een pensioenvoorziening en winstdelingsregeling
• Een opleidingsbudget door middel van ontwikkeluren
• 30 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur)
• Je werkt in een zeer open, internationaal en collegiaal Rotterdams bureau
• Je krijgt een gezellige werkplek met betrokken collega’s en een uitstekende werksfeer
• Sfeervolle en gezonde gezamenlijke vers gekookte lunches, goede koffie en gezellige borrels en een actieve KCAP community met leuke activiteiten.

JOUW KWALITEITEN

• Je toont enthousiasme voor het werken in een creatieve werkomgeving
• Je bent de spin in het web
• Je hebt minimaal 7 jaar relevante werkervaring.
• Werkervaring en affiniteit met werken binnen de architectuur is een pré.
• Je bent een sociale uitblinker en werkt graag (samen) in een representatieve functie
• Je bent proactief ingesteld, signaleert wat er moet gebeuren en weet van aanpakken
• Je hebt van nature een dienstverlenende en klantgerichte werkwijze
• Het werken in een creatieve, internationale en dynamische omgeving die soms hectisch kan zijn spreekt je aan
• Je hebt (bij voorkeur) een secretarieel-administratieve achtergrond op HBO niveau
• Je bent in staat goed om te gaan met vertrouwelijke informatie en gaat accuraat te werk
• Je draait je hand niet om voor werken met MS Office, Excel en PowerPoint
• Je beheerst het Nederlands en Engels uitstekend
• Je bent voor minimaal 4 dagen beschikbaar (maandag tot en met donderdag).

Herken jij je in het bovenstaande profiel en word je enthousiast van het idee om bij ons te komen werken? Hopelijk ontvangen we dan binnenkort jouw sollicitatie en als er een match is, nodigen we je graag uit voor een gesprek. 

Wij nemen alleen sollicitaties in behandeling die zijn ingestuurd via onze jobsite: https://www.kcap.eu/jobs