Office Administrator vacatures in de provincie Utrecht

Bedrijfsomschrijving

Onze opdrachtgever in Baarn is een toonaangevende softwareontwikkelaar binnen de telecom- en glasvezelbranche. Ze maken slimme oplossingen waarmee grote telecombedrijven hun netwerken beheren. De cultuur is informeel, betrokken en gericht op kwaliteit en samenwerking. 

Deze functie is ideaal voor iemand die energie krijgt van regelen, organiseren en ontzorgen. Geen dag is hetzelfde: de ene dag zorg je dat alles op kantoor goed loopt en de andere dag ben je bezig met het organiseren van trainingen of het ondersteunen van collega’s.

Je krijgt veel zelfstandigheid en bent echt de spil van het kantoor.

Functieomschrijving

Als office coördinator ben jij degene die ervoor zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, klanten en bezoekers en zorgt voor een professionele en gastvrije werkomgeving. Dankzij jouw organisatietalent loopt alles op rolletjes en kunnen collega’s zich volledig focussen op hun eigen werkzaamheden.

Naast de office management taken ondersteun je bij de organisatie en planning van trainingen. Je zorgt ervoor dat alles goed geregeld is en dat deelnemers en klanten duidelijke communicatie ontvangen.

Deze functie is beschikbaar voor 24 tot 32 uur per week, bij voorkeur verdeeld over vier dagen. Werk je liever 24 uur? Dan is dat bespreekbaar, mits je beschikbaar bent op maandag, dinsdag en donderdag.

Wat ga je doen?

Office management & organisatie

• Verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van alles op kantoor
• Eerste aanspreekpunt voor telefoon en algemene vragen
• Beheren van de algemene mailbox en doorzetten naar de juiste collega
• Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een warm welkom
• Zorgen voor een nette, representatieve kantooromgeving
• Regelen van boodschappen en lunchvoorzieningen
• Voorraadbeheer van kantoorartikelen en faciliteiten
• Zorgen dat koffiemachines, keuken en algemene ruimtes netjes blijven
• Coördineren van facilitaire zaken en contact onderhouden met leveranciers
• Bestellen van merchandise voor beurzen en evenementen
• Ondersteunen bij het organiseren van bedrijfsuitjes, borrels en andere activiteiten
• Je vindt het leuk om een CSM-team te ondersteunen en te ontzorgen.

Functie-eisen

• Mbo- of hbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring in een commerciële of administratieve rol (ervaring in software/SaaS is een mooie pré).
• Je bent proactief, ziet werk liggen en neemt initiatief.
• Je hebt een commercieel instinct en herkent klantkansen op tijd.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en schakelt snel.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisrange €2800 - €3500,- bruto op basis van 40 uur (afhankelijk van jouw ervaring)
• Je bent 32 óf 40 uur per week beschikbaar
• Mogelijkheid tot een vaste aanstelling bij goed functioneren.
• Een lekkere lunch en een gezellige werksfeer.