Secretaris vacatures in Rijswijk Zh

Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond logo

• Over VRR

• Sollicitatieproces

• Arbeidsvoorwaarden

• Contact

• vr-rr.nl

Senior Managementassistent(e)

• Hybride
• • Rotterdam-Rijnmond , Zuid-Holland , Nederland
• € 3.010 - € 4.302 per maand
• Staf & Ondersteuning

Functieomschrijving

Ben jij een proactieve en gestructureerde professional met oog voor detail? Kun je schakelen tussen uiteenlopende werkzaamheden, houd je overzicht in een dynamische omgeving en draag je graag bij aan maatschappelijke veiligheid? Dan zoeken wij jou als onze nieuwe Senior Managementassistent(e) voor de afdeling Risicobeheersing.

Jouw werk

• Je ondersteunt het afdelingshoofd Risicobeheersing en het team Beleid in een complex en veelzijdig werkpakket.

• Je bent de secretaris van het MT-overleg Risicobeheersing, waar je de vergaderingen voorbereidt, notuleert en zorgt dat besluiten en acties worden geborgd.

• Je bent het visitekaartje van de afdeling Bedrijfsbureau.

Als senior ben je een zichtbaar en herkenbaar aanspreekpunt, straal je professionaliteit uit, breng je structuur en denk je actief mee over hoe processen slimmer en beter kunnen. Je levert kwaliteit, communiceert overtuigend en helpt anderen om hun werk nóg beter te doen.

Wat ga je doen?

• Je verzorgt het agendabeheer, mailboxmanagement en de voorbereiding van overleggen voor het afdelingshoofd.

• Je bent secretaris van het MT-overleg Risicobeheersing: je plant, bereidt voor, notuleert en bewaakt acties. Binnen deze samenstelling ben je de centrale vraagbaak.

• Je draagt bij aan VRR-brede en afdelingsbrede projecten en denkt mee over professionalisering van administratieve processen.

• Je signaleert knelpunten in werkprocessen, doet verbetervoorstellen en helpt deze te implementeren. Je publiceert de vastgestelde documenten in het kwaliteitsmanagementsysteem en draagt actief bij aan correcte digitale archivering.

• Je ontwikkelt handleidingen en werkafspraken, presenteert deze aan collega's en zorgt dat processen logisch en geborgd zijn.

• Je organiseert afdelingsbrede bijeenkomsten.

• Je verzorgt een "zachte landing" voor nieuwe collega's waarbij je regie voert over de eerste periode.

Jij…

… houdt ervan om zaken goed te regelen en brengt structuur waar dat nodig is. Je schakelt makkelijk tussen detail en overzicht en blijft rustig als er onverwachte zaken tussendoor komen. Je bent zorgvuldig, integer, zelfstandig, proactief, dienstverlenend en representatief. Jij hebt de juiste mentaliteit: toewijding en werkhouding vinden we belangrijker dan specialistische skills, die leren we je graag.

Verder:

• Heb je mbo+ of hbo werk- en denkniveau.

• Heb je meerdere jaren relevante ervaring in een vergelijkbare functie als (senior) managementassistent.

• Ben je een kei in notuleren en haal je energie uit het secuur vastleggen van besluiten en acties.

• Beheers je het Microsoft Office-pakket en werk je gemakkelijk met Microsoft Teams.

Je team

Je komt te werken binnen het Bedrijfsbureau Risico en Crisisbeheersing, dat verantwoordelijk is voor de secretariële en managementondersteuning van vijf afdelingen. Het bedrijfsbureau bestaat uit 16 medewerkers en is verspreid over vier locaties: het World Port Center en de Frobenstraat in Rotterdam, en de vestigingen in Spijkenisse en Vlaardingen. Er wordt actief gewerkt aan een collegiale en ondersteunende sfeer waarin samenwerken, meedenken en elkaar versterken centraal staan. In deze omgeving vervul jij als senior een belangrijke rol in het verbinden van collega's en het verder professionaliseren van de ondersteunende processen.

Arbeidsvoorwaarden

• Je wordt ingeschaald in schaal 8 met een salaris van € 3.010 tot € 4.302 bruto per maand (o.b.v. 36 uur per week). Indien je nog niet over de juiste ervaring beschikt, kan het zijn dat je start in schaal 7 (€ 2.644 tot € 3.818).

• Het betreft een functie voor 36 uur per week. Deze kun je verdelen over vier of vijf dagen.

• Wil je 40 uur werken? Dan bouw je gemiddeld 25 ADV dagen per jaar op.

• Je ontvangt een flexibele toeslag van 18,63%. Extra verlofuren? Een nieuwe fiets? Vakantiegeld? Het kan allemaal!

• Vitaliteit en gezondheid vinden wij belangrijk, daarom hebben we een fitnessregeling van maximaal € 20 netto per maand of de mogelijkheid om op werklocatie te sporten.

• Wij werken hybride. Thuiswerken en werktijden stem je af met je team en leidinggevende. Wanneer je thuis werkt heb je recht op thuiswerkvergoeding.

• Wij hanteren een gunstige pensioenregeling bij het ABP: wij betalen 2/3e van jouw pensioenpremie.

• De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAR UWO Veiligheidsregio's.

• Voor deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern geworven. Interne kandidaten hebben bij gelijke geschiktheid voorrang.

• Deze vacature staat open totdat wij de juiste kandidaat hebben gevonden.

• Om bij de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond te kunnen werken, dien je in het bezit te zijn van een Verklaring omtrent gedrag (VOG). Deze zal aan het einde van het sollicitatieproces worden aangevraagd.

• Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus.

• Na indiensttreding dien je de ambtseed/belofte af te leggen.

• Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond staat voor transparante en eerlijke werving en selectieprocedures en volgt de Sollicitatiecode NVP. Deze gedragscode kun je hier vinden.

Neem gerust contact met ons op!