Administratief of Secretarieel vacatures in Amsterdam

Wat je gaat doen

Als bestuursondersteuner commissaris van de Koning draag je bij aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden binnen de eenheid kabinetszaken. Je bent een belangrijke schakel in het ondersteunen van de commissaris en het team, waarbij je zorgt voor overzicht, structuur en een professionele afhandeling van uiteenlopende taken. Met jouw ervaring in agendabeheer en digitale ondersteuning weet je prioriteiten te stellen en snel te schakelen in een dynamische omgeving. Je werkt nauw samen met collega’s en weet hoe je effectief kunt communiceren met verschillende partijen.

Wat je gaat doen:

• Agendabeheer: beheren van complexe agenda’s en het plannen van afspraken.
• Mailboxbeheer: verwerken van inkomende e-mails en het bewaken van meerdere mailboxen.
• Stukkenstroom: voorbereiden, printen en prioriteren van stukken voor overleggen.
• Bezoekersontvangst: coördineren van ontvangstprocedures en begeleiding van gasten.
• Logistiek: inplannen van ritten voor de dienstauto en catering voor vergaderingen.

Wat we je bieden

Bij ons krijg je de kans om in een dynamische en politiek betrokken omgeving te werken, waar jouw vaardigheden en inzet echt het verschil maken. We bieden je niet alleen een uitdagende functie, maar ook aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden die jouw professionele en persoonlijke groei ondersteunen.

• Salaris tussen €3.090 en €3.500 per maand (CAO schaal 8).
• Tijdelijk contract met kans op verlenging.
• Werkweek van 35-36 uur, maandag t/m vrijdag.
• Uitgebreid introductieprogramma voor een goede start.
• Werken in een betrokken en collegiale werkomgeving.

Functie-eisen

Wij zoeken een ervaren en proactieve bestuursondersteuner die moeiteloos overzicht houdt en graag samenwerkt in een dynamische omgeving.

• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of ondersteuner.
• Ruime ervaring met complex agendabeheer en digitale ondersteuning.
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Zelfstandig, besluitvaardig en stressbestendig in uitdagende situaties.
• Integer en nauwkeurig in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Proactief en zelfstartend: je hebt weinig aansturing nodig, durft beslissingen te nemen, haalt plezier uit uitdagingen en houdt ook in stressvolle situaties het hoofd koel.
• Flexibel: je houdt met gemak veel ballen tegelijk in de lucht. Ook kun je goed omgaan met weerstand en vind je het fijn om feedback van collega’s te krijgen en zelf te geven.
• Professioneel: je hebt een groot probleemoplossend vermogen en kan als sparringpartner meepraten over bestuurlijke en politieke zaken; representatie en dienstverlening zijn een tweede natuur van jou.
• Analytisch: je kunt verbanden leggen en overzicht houden, voor jezelf en anderen, en weet goed in te schatten wat de politieke en maatschappelijke afbreukrisico’s zijn bij vragen en verzoeken.
• Integer en nauwkeurig: je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie en weet de (digitale) informatiestromen in een handomdraai voor de commissaris te ordenen en prioriteren.
• Stevig en verbindend: je staat stevig in je schoenen en kan tegen een stootje. Ook investeer je in professionele relaties met de mensen met wie je veel samenwerkt.

Over het bedrijf

Bij de provincie werken zo’n 1.400 mensen elke dag aan een mooie, plezierige en veilige woon- en werkomgeving voor bijna 3 miljoen Noord-Hollanders. Dat doen we niet alleen, maar samen. Met partners, andere overheden en het Rijk. En natuurlijk met de Noord-Hollanders.

Werken bij Noord-Holland betekent ook werken in een politieke omgeving. Provinciale Staten, de volksvertegenwoordigers van Noord-Holland, zijn namelijk onze hoogste baas. Gedeputeerde Staten, het dagelijks bestuur van de provincie, voeren het coalitieakkoord ‘Verbindend vooruit’ uit. Dit zorgt ervoor dat je nauw betrokken bent bij het politieke besluitvormingsproces en dat vraagt integer handelen. Een thema dat belangrijk is bij de provincie. Dat merk je al tijdens ons uitgebreide introductieprogramma.