Managementsecretaresse met tijdelijk contract vacatures

Dit ga je doen

In de rol als managementondersteuner bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap ondersteun jij de Secretaris-Generaal (SG) en draag je bij aan het soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden op het hoogste haalbare niveau van dit ministerie, samen met een andere ervaren managementondersteuner én bestuursadviseur.

Je vervangt in eerste instantie een collega op het secretariaat van de SG. Bij terugkeer van deze collega wordt jouw rol breder en flexibeler en willen we je graag inzetten op de verschillende secretariaten van de bestuursetage (denk aan pSG en DG'en). Aanwezigheid op locatie is essentieel. Thuiswerken is beperkt mogelijk. Werkdagen zijn van maandag tot en met vrijdag.

De Secretaris-Generaal is de hoogste ambtenaar binnen het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en verantwoordelijk voor de strategische aansturing en interne organisatie. Op de bestuursetage werk je samen met de bestuursadviseur en de andere managementondersteuner. Samen vormen jullie een hecht team dat de SG ondersteunt in haar dagelijkse werkzaamheden en jullie zorgen voor een vlotte coördinatie van interne en externe processen binnen het ministerie.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Complex agendabeheer en coördinatie;
• Document- en informatiestromen (voorbereiding van diverse stukken);
• Vastleggen van actiepunten, opvolging en bewaken;
• Ondersteuning in voorbereiding bij besluitvorming;
• Beheer van diverse mailboxen;
• Eerste aanspreekpunt voor relaties, zowel intern als extern;
• Vergaderingen organiseren en opzetten in Webex en MS Teams, toevoegen van vergaderstukken aan IBabs;
• Teamondersteuning, samenwerken met je collega om een efficiënte bezetting te waarborgen en ad-hoc verzoeken afhandelen;
• Alle overige voorkomende secretariële werkzaamheden.

Dit ben jij

Wij zoeken een ervaren, proactieve en flexibele managementondersteuner met een passie voor teamwork en het ministerie.

• MBO-4 of hbo werk- en denkniveau;
• Minstens vijf jaar ervaring als management assisstant;
• Ervaring met ondersteuning van een (plaatsvervangend) DG/(p)SG is een pré;
• Ervaring binnen de rijksoverheid is een vereiste;
• Bekend met MS Office;
• Ervaring met iBabs en document management systemen zoals Proza;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Voor deze opdracht is reageren als zzp’er niet mogelijk.

Over het bedrijf

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) werkt elke dag aan een slim, vaardig en creatief Nederland. Een land waar je jezelf mag en kan zijn. Een land waar iedereen mee kan doen. Waar je de vrijheid hebt om je te ontwikkelen en te uiten. Als iedereen een gelijke kans krijgt, dan kan al het talent in Nederland bloeien. Van de handigste handen tot de knapste koppen.

Sluit deze vacature naadloos aan op jouw wensen en ambities? Ik nodig je van harte uit om te solliciteren en wie weet maken wij morgen nog kennis! 

Solliciteren kan tot woensdag 10 december 12.00 uur.

Wat bieden wij jou?

Wij zoeken een ervaren, proactieve en flexibele managementondersteuner met een passie voor teamwork en het ministerie.

• MBO-4 of hbo werk- en denkniveau;
• Minstens vijf jaar ervaring als management assisstant;
• Ervaring met ondersteuning van een (plaatsvervangend) DG/(p)SG is een pré;
• Ervaring binnen de rijksoverheid is een vereiste;
• Bekend met MS Office;
• Ervaring met iBabs en document management systemen zoals Proza;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;
• Voor deze opdracht is reageren als zzp’er niet mogelijk.