Office Administrator vacatures

Orange Architects

Orange

Architects is looking for

Office manager

Orange Architects is een multidisciplinair en internationaal opererend ontwerpbureau gevestigd in het centrum van Rotterdam. Onze missie is gebouwd op een brede definitie van duurzaamheid en gebaseerd op drie pijlers:

WORLD | WE | VALUE. Als architecten vertalen wij een aansprekend concept naar een haalbaar plan. Daarbij zetten wij, met een divers team, onze kennis en ervaring gedurende het hele proces tot aan de realisatie in. Wij zoeken een office manager die ons team komt versterken.

Wat je als office manager bij Orange Architects doet?

Samen met je collega office manager ben je het organisatorische hart van Orange Architects. Jij focust je het meest op de representatieve en organisatorische kant van het officemanagement zoals het agendabeheer van de partners, plannen van afspraken voor project managers, het organiseren van borrels, uitjes en bureauexcursies, het ontvangen van gasten en bemannen van de telefoon. Zij focust zich het meest op HR en financiën, waar nodig ondersteunen jullie elkaar. Samen vormen jullie het officemanagement.

Tot jouw taken behoren:

• Agendabeheer van de partners en inplannen van afspraken voor project managers;
• Agendabeheer van de vergaderruimtes;
• Het organiseren van borrels en uitjes en bureau excursies;
• Je bent de vraagbaak van het bureau;
• Je zorgt dat het bureau er representatief uit blijft zien gedurende de dag;
• Contactpersoon voor diverse partijen t.b.v. het kantoor (pandeigenaar, schoonmaakbedrijf e.d.);
• Het ontvangen en onderhouden van bezoek;
• Het beantwoorden en afhandelen van binnenkomende telefoon;
• Afhandelen van binnenkomende post en versturen van pakketten;
• Beheren en bestellen van onze kantoor en facilitaire artikelen;
• Het verzorgen van de boodschappen voor de lunch en de daar bijbehorende administratie;
• Lichte administratieve & IT taken;

Onze nieuwe collega:

• Heeft minimaal MBO werk- en denkniveau;
• Beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in woord en geschrift;
• Heeft minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Goede kennis van de Officeprogramma's; Word, Outlook, Excel;
• Ervaring in planning en organisatie van outlook agenda's;
• Affiniteit met de creatieve sector;
• Je houdt van afwisselende werkzaamheden, bent nauwkeurig, kunt goed en snel schakelen en bent stressbestendig;
• Je bent energiek en gemotiveerd en durft zelf ideeën te opperen en initiatief te nemen;
• Je bent op korte termijn beschikbaar

Dit bieden wij:

• Een aanstelling voor 24 uur - 32 uur per week, bij voorkeur te verdelen over 4 dagen.
• Arbeidsvoorwaarden volgens cao van architectenbureaus, indeling in functieschaal 2 of 3, afhankelijk van je ervaring.
• Een leuke en afwisselende baan;
• Een gezellig internationaal team om mee samen te werken;
• Een werkplek in een prachtig kantoor in het centrum van Rotterdam.