Management Assistent vacatures bij Gemeente Utrecht

Logo Gemeente Utrecht

Managementassistent

• 24 - 36 uur
• 2840 - € 4015
• Solliciteer vóór 5 maart 2026

Utrecht heeft jou nodig! Als managementassistent ben jij een onmisbare schakel binnen één van de afdelingen van Ontwikkelorganisatie Ruimte. Jij zorgt voor overzicht, structuur en continuïteit in een dynamische omgeving met maatschappelijke impact. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en weet wat er nodig is om managers en collega's goed te ondersteunen. Dat doe je in een betrokken team waar professionaliteit, samenwerking en eigenaarschap centraal staan. Lees gauw verder en solliciteer direct!

Dit is je werk

Als managementassistent ondersteun je één of meerdere managers en/of een afdelingshoofd binnen Ontwikkelorganisatie Ruimte. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor organisatorische en administratieve zaken en zorgt ervoor dat het dagelijkse werk soepel verloopt. Je werkt zelfstandig binnen duidelijke kaders en weet wanneer afstemming nodig is.

Voor deze vacature zoeken we meerdere managementassistenten voor verschillende afdelingen. Je werkzaamheden zijn vergelijkbaar, maar de dynamiek en accenten verschillen per afdeling. Je werkt samen binnen het team Managementondersteuning en vervangt collega's bij afwezigheid.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van agenda's van een afdelingshoofd en/of managers en het plannen en coördineren van afspraken.
• Vooruitkijken, prioriteren en signaleren van knelpunten in de planning.
• Afstemmen met managers over planning, voortgang en acties.
• Voorbereiden, organiseren en faciliteren van overleggen, zowel intern als extern.
• Regelen en bewaken van administratieve en organisatorische processen, zoals offertes, personele zaken en bestellingen.
• Coördineren van in- en uitdiensttredingen van collega's, met ook voor zowel de administratieve afhandeling als een professioneel en warm welkom.
• Actief samenwerken met collega-managementassistenten om continuïteit en kwaliteit te waarborgen.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek binnen het team Managementondersteuning binnen Ontwikkelorganisatie Ruimte. Samen ondersteunen jullie afdelingshoofden en managers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Het team kenmerkt zich door samenwerking, betrouwbaarheid en het gezamenlijk dragen van verantwoordelijkheid.

Ontwikkelorganisatie Ruimte is binnen de gemeente Utrecht een groot organisatieonderdeel met ruim 1000 medewerkers. De organisatie wordt geleid door de Algemeen Directeur Ruimte en 3 directeuren, met ieder een eigen portefeuille. Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland, met grote ambities. Het werkveld van Ontwikkelorganisatie Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling, als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema's als duurzame energie, wonen en mobiliteit.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?

Lees hier meer over onze organisatie.

Dit is jouw inbreng

Voor deze functie zoeken we iemand die professioneel stevig staat en begrijpt wat het betekent om in een bestuurlijke en dynamische omgeving te werken. Je beschikt over voldoende werk- en/of levenservaring om situaties goed in te schatten en zelfstandig te handelen.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je werkt zelfstandig en neemt eigenaarschap voor je werkzaamheden.
• Je kan goed plannen, prioriteren en overzicht houden.
• Je communiceert helder, zorgvuldig en met gevoel voor verhoudingen.
• Je blijft rustig en betrouwbaar, ook als de druk toeneemt.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken en belangen.
• Je staat open voor ontwikkeling en feedback en leert nieuwe werkwijzen en systemen snel.

Concrete eisen zijn:

• Je brengt minimaal mbo werk- en denkniveau mee.
• Ervaring in een ondersteunende, administratieve of organisatorische rol (bijvoorbeeld als managementassistent, secretaresse, officemanager, projectondersteuner of vergelijkbaar).
• Ervaring met agendabeheer in een dynamische omgeving.
• Ervaring met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook) en je bent bereid om nieuwe systemen snel eigen te maken.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Dit bieden we je

Bij ons krijg je de gelegenheid om te werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega's. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een werkweek van 24 tot 36 uur verdeeld over 3 of 5 dagen. Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 2840,- en € 4015,- (schaal 7) op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Werken in het Stadskantoor: het meest centrale en best bereikbare kantoor van Nederland.
• We geven de voorkeur aan werken op kantoor maar indien gewenst is hybride werken mogelijk. We hebben met elkaar afgesproken dat er één thuiswerkdag is en de rest van de werkdagen kantoordagen zijn. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel.
• Bekijk hier een infographic over onze arbeidsvoorwaarden.

Dit is handig om te weten

Enthousiast geworden om als managementassistent bij ons aan de slag te gaan? Solliciteer dan direct met je cv en motivatiebrief, maar uiterlijk op 4 maart. Heb je interesse, wacht dan niet te lang. Bij voldoende geschikte reacties, behouden wij ons het recht voor de vacature eerder te sluiten.