Administratief of Secretarieel vacatures in de branche Overheid of Non-profit

Functieomschrijving

Vergeet de standaard administratieve taken. Bij de gemeente Enschede ben jij de held op de achtergrond die ervoor zorgt dat de grote plannen van het management tot leven komen.

Stel je voor als de dirigent van de planning, je weet exact wanneer iedereen wat moet doen. Je zorgt ervoor dat de managers de goede cijfers op tijd op hun bureau krijgen.

Met andere woorden: je bent de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat de directie de beste beslissingen kan nemen.

Ben je klaar om je organisatietalent in te zetten voor de gemeente? Lees dan verder!

• € 2564 - € 3696 bruto o.b.v. 36 uur
• Opdracht voor 6 maanden, met kans op verlenging!
• 16 uur per week, 2 dagen in de week
• Aan het werk in Enschede
• Werken voor de gemeente via de Twentse Overheid
• Hybride werken valt onder de mogelijkheden

Tijdsdruk? En snel schakelen tussen taken? Jij houdt met gemak alle ballen in de lucht. Met je oog voor detail en goede beheersing van de Nederlandse taal, zorg je steeds weer voor klantgerichte communicatie. Je werkt precies en handelt proactief. Daarnaast sta je stevig in je schoenen, bijvoorbeeld als het aankomt op het bewaken van

reactie termijnen. En onder alle omstandigheden bewaar jij de rust en kan je goed omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie in een bestuurlijke/ politieke omgeving. Verder zoekt de gemeente het volgende:

• Je hebt minimaal MBO+ werk- en denkniveau met een secretariële opleiding of iets in de secretariële richting;
• Je hebt ervaring in de secretariële ondersteuning;
• Je hebt ervaring het werken met softwarepakketten voor agendabeheer, tekstverwerking en presentaties .

Als secretarieel medewerker voor Planning en Control heb je een ontzettend breed takenpakket. Hierbij hoort dat je de duizendpoot bent die de gemeente zoekt! De veelzijdigheid maakt deze functie zo leuk, geen dag is hetzelfde. Tijdens een reguliere werkdag heb je met de volgende punten te maken:

• Jij bent de belangrijke steunpilaar voor de vier Planning en Control managers binnen de gemeente, en speelt een belangrijke en onmisbare rol voor al je collega's. Zo zorg je er ook voor dat de financiële administratie altijd op orde is en geen vertra
• Je organiseert de managementvergaderingen van begin tot eind, houdt de agenda bij en zorgt voor een snelle, maar efficiënte besluitvorming die je ook nauwkeurig vastlegt;
• Jij beheert het complexe agendabeheer voor de managers. Je controleert constant de prioriteiten en plant afspraken proactief opnieuw;
• Je houdt de management-mailbox in de gaten, sorteert inkomende berichten en signaleert belangrijke zaken die direct gerelateerd zijn aan actualiteit, ook volg je hierin de voortgang;
• Je denkt actief mee over vernieuwingen binnen het werkgebied, verbindt jouw werkzaamheden met de organisatie en draagt bij aan een open transparante cultuur.

Planning & Control geeft vulling aan de P&C-adviesfunctie en -ondersteuning voor verschillende onderdelen van de gemeente Enschede. Drie (afdelings)managers en een controller geven leiding aan deze onderdelen. Het gaat hierbij in totaal om zo’n 80 collega’s.

Met collega’s in de secretariële ondersteuning vorm je een collegiaal netwerk, ook voor onderlinge vervanging.

Heb jij na het lezen van de vacature het idee dat dit dé functie is voor jou? Aarzel dan niet om meteen te solliciteren!

Je solliciteert via Tempo-Team, leuk! Om je sollicitatie af te ronden, maak je de eerste keer eenvoudig een account aan. Via je 'mijn Tempo-Team' account log je gemakkelijk in en solliciteer je de volgende keer nog eenvoudiger. Daarnaast vind je in je account de voortgang van je sollicitatie(s) en je persoonlijke gegevens. Dé manier dus om de best passende baan te vinden!